5 Semplici modi per rendere le riunioni più produttive

C'è una buona probabilità che le riunioni del personale stiano sprecando il tempo dei dipendenti.

I professionisti ritengono che il 25% delle volte che trascorrono in riunioni è improduttivo, secondo un nuovo studio di Robert Half Management Resources. I dipendenti ritengono che i leader commettano due errori più comunemente nelle riunioni: non aderiscono a un ordine del giorno e mancano di uno scopo chiaro per la riunione.

Paul McDonald, direttore senior per Robert Half, ha detto che le riunioni sbagliate possono fare più male che bene.

"Un incontro non necessario o condotto male può portare tutti giù, perché i partecipanti si sentono come se il loro tempo non è valutato", ha detto McDonald. "I leader possono evitare questa situazione stabilendo chiaramente lo scopo della discussione, assicurando che le persone giuste partecipino e offrendo loro l'opportunità di contribuire".

Per aiutare i leader a ottenere il massimo dai loro incontri, Robert Half Management Resources offre cinque suggerimenti :

• Rivedi l'elenco di invitati : limita i partecipanti a quei partecipanti che hanno una partecipazione nel risultato degli articoli all'ordine del giorno. Indicare la presenza "necessaria" rispetto a quella "facoltativa" consente ai dipendenti di sapere quando è necessaria la loro partecipazione e input, e questo può aiutarli a stabilire la priorità del loro tempo.
• Continua : i buoni leader rendono l'agenda e tutti i materiali di supporto accessibili e pubblicizzali in anticipo e assicurati che la discussione rimanga focalizzata. Preparati a interrompere o presentare conversazioni non correlate fino a un momento successivo.
• Pianifica di conseguenza : per le riunioni di persona, assicurati che ci siano abbastanza posti nella stanza per tutti. Lascia il tempo per l'installazione e le sfide tecnologiche pre-riunione che possono sorgere.
• Tempo monitor : mantienilo breve e dolce. Se una riunione permanente è prenotata per un'ora ogni settimana, ma di solito dura solo 30 minuti, prendere in considerazione la possibilità di ripensare il tempo assegnato. Se non c'è molto da discutere, prendi in considerazione l'uso di e-mail o promemoria in alternativa a una riunione.
• Finisci forte : se qualcuno lascia la riunione chiedendosi quali sono i passi successivi, non hai fatto il tuo lavoro come riunione ospite. Consentire alle persone di porre domande e determinare chi ha la responsabilità per ogni articolo di follow-up.

Lo studio si basava su indagini di 400 lavoratori statunitensi di età superiore ai 18 anni impiegati in ambienti di ufficio.

Originariamente pubblicato su Notizie aziendali ogni giorno

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