Email Nirvana: Pulisci la tua casella di posta in 3 semplici passaggi

Nonostante le numerose altre modalità di comunicazione elettronica emerse negli ultimi 20 anni, l'email è ancora un metodo di contatto primario nel mondo professionale. Dopo aver esaminato tutti i loro testi, i tweet, i messaggi di Facebook e i messaggi istantanei, i lavoratori devono ancora ordinare e gestire le e-mail non lette nella loro casella di posta. Sebbene non tutti questi messaggi richiedano una risposta, il volume di email che la persona media riceve su base giornaliera e settimanale può essere schiacciante.

Dave Baggett, fondatore di Inky, l'organizzazione per la gestione delle e-mail, ha affermato che la causa principale della confusione digitale è ciò che lui chiama "posta grigia" - messaggi che non provengono da una singola persona ma non sono nemmeno spam. La "posta grigia" può includere notifiche di social network, inviti a eventi, offerte giornaliere e coupon e altre comunicazioni personalizzate da parte delle aziende. I messaggi di posta grigia sono il risultato dell'evoluzione dell'email marketing, che i provider di servizi di posta elettronica stanno appena iniziando a recuperare.

"Stiamo entrando in una nuova era di posta", ha detto Baggett a Mobby Business. "I lettori di posta sono rimasti sostanzialmente gli stessi, ma la sofisticazione, il volume e la frequenza dei mittenti sono esplosi. Ora, tutti ricevono centinaia di email alla settimana. In pochi anni, il modo in cui pensiamo alle app di posta sarà diverso essere molto più intelligente, più come una persona che ti aiuta e meno come un programma. "

Gli strumenti come Inky e Gmail del recente aggiornamento Posta prioritaria hanno iniziato ad aiutare gli utenti a setacciare il caos comunicativo ordinando automaticamente le e-mail in cartelle basate sul mittente e il tipo di messaggio, ma anche questi progressi non possono che portarti così lontano nella tua ricerca di sanità mentale. Baggett ha offerto i seguenti suggerimenti per aiutarti a ripulire la tua casella di posta elettronica oggi.

• Determina quale tipo di "inboxer" sei. In genere le persone si dividono in tre categorie diverse quando si tratta di gestire le e-mail, ha affermato Baggett. Il Deleter non è felice se non ci sono messaggi nella sua casella di posta. L'generalr sposta diligentemente i messaggi di cui ha bisogno nelle cartelle specializzate appena arrivano, e cancella le e-mail che non sono rilevanti. The Hoarder conserva tutto nella propria casella di posta indefinitamente e utilizza la funzione di ricerca per trovare messaggi specifici. "Posta in arrivo zero" può funzionare per Deleter, ma non è la strategia giusta per tutti. Determina il tuo tipo e procedi di conseguenza alla pulizia della posta in arrivo.
  
• Blocca il tempo per passare i tuoi messaggi promozionali. Grazie al CAN-SPAM Act, i mittenti di posta elettronica commerciali sono tenuti a dare ai destinatari la possibilità di prendere fuori dalle mailing list. Trascorri circa mezz'ora a guardare attraverso le e-mail promozionali e a disiscriverti attivamente da quelli che non desideri o non hai più bisogno. Anche se potrebbero essere necessari alcuni giorni prima che i mittenti aggiornino i loro database, le email si fermeranno e riceverai solo messaggi dai marchi pertinenti per te.
  
• Configura le regole della posta in arrivo. La maggior parte della posta i server dispongono di un'opzione di impostazione che consente di impostare manualmente regole e filtri per la destinazione di un messaggio da un determinato mittente. Ad esempio, è possibile fare in modo che il server invii messaggi dai social network a una cartella specifica e i messaggi di amici e familiari in un'altra cartella. Mentre Gmail lo fa automaticamente con Posta prioritaria, potresti voler impostare i tuoi parametri per altre categorie di messaggi. Se il tuo server non ha questa opzione, cerca app e strumenti per l'organizzazione della posta.

Originariamente pubblicato su Business News tutti i giorni .

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