6 Modi intelligenti per condividere i file in modo sicuro

File basato su cloud la condivisione di servizi avvantaggia tutti i tipi di imprese fornendo un accesso facile e conveniente alle informazioni, sempre e ovunque. Ma se qualcuno dei tuoi dipendenti utilizza account personali e servizi gratuiti progettati per l'uso da parte dei consumatori, potrebbe mettere la tua attività ad alto rischio di violazione della sicurezza.

"Con il lavoro e la vita personale sempre più sfocata, specialmente per i proprietari di piccole imprese e i gestori, la delineazione dei dati di lavoro e delle informazioni personali sono [sfocati], "ha affermato Dan Sloshberg, direttore marketing prodotti presso il provider di servizi cloud Mimecast.

Ciò rende la condivisione sicura dei file fondamentale per le piccole imprese. Con la consumerizzazione dell'IT e del movimento BYOD (bring-your-own-device), i dipendenti ora usano la tecnologia tradizionalmente consumer-oriented per scopi commerciali, ha detto Sloshberg.

"È facile dimenticare che le informazioni che gestiamo nel nostro lavoro le vite spesso richiedono maggiore attenzione ", ha affermato. "Il suo valore e la privacy possono essere vitali per il successo aziendale e dovrebbero essere adeguatamente protetti in ogni momento, [e] i dati possono essere più vulnerabili quando vengono condivisi."

Sebbene l'e-mail sia il modo più comune di comunicare tra aziende, collaborare e condividere informazioni, limitazioni all'interno di sistemi di posta elettronica comunemente usati, come limitazioni di spazio e archiviazione, spesso creano restrizioni, spiega Sloshberg.

"[Queste] restrizioni obbligano gli utenti a trovare soluzioni alternative", ha aggiunto. "Più comunemente si rivolgono a servizi di condivisione file di livello consumer per superare questa barriera di produttività della posta elettronica."

Questi servizi, tuttavia, sono pensati per account personali e soffrono di gravi inadeguatezze nella protezione dei dati aziendali.

"The Le conseguenze dei servizi di condivisione dei file di livello consumer sul posto di lavoro possono essere di vasta portata ", ha affermato Sloshberg. I problemi includono "perdita di IP, perdita di dati sensibili, perdita di visibilità e [mancanza di] controllo su dove risiedono i dati, oltre a violazioni di conformità, normative ed e-discovery", ha detto.

Per evitare i problemi associati Sloshberg consiglia di trovare la giusta soluzione per la condivisione di file progettata specificamente per le aziende.

Sloshberg ha anche condiviso le seguenti avvincenti aziende di aiuto etico per affrontare questi problemi e proteggere le informazioni aziendali mettendo in atto una condivisione sicura e controllata dei file servizio:

1. Agisci e non ignorare il problema.

Al lavoro si verifica molta condivisione di file. Invece di ignorare la protezione dei dati, è prioritario trovare un servizio che consenta agli utenti di lavorare all'interno della posta elettronica per inviare e ricevere file, indipendentemente dalle dimensioni, invece di trovare soluzioni alternative.

2. Scegli un sistema di livello aziendale.

I servizi di livello consumer possono lasciarti vulnerabile a perdite di dati e altre minacce alla sicurezza. Inoltre rendono difficile l'e-discovery o le dichiarazioni di conformità. Trova un servizio di livello aziendale che ti dia visibilità e controlli di sicurezza appropriati, incluso il controllo degli accessi, l'accesso ai file in scadenza e conformità ed e-discovery.

3. Il cloud rende più facile.

Quando decidi di agire, vuoi ottenere rapidamente una soluzione installata nel tuo ufficio. I servizi cloud incentrati sull'attività aziendale offrono una velocità di configurazione e un'agilità costanti.

4. Considera un sistema integrato rispetto a una soluzione a punti separati.

Potresti essere tentato di trovare un sistema autonomo che fornisca semplicemente condivisione di file. Prendi in considerazione un sistema più integrato che potrebbe includere anche altre funzionalità chiave, come la sicurezza della posta elettronica.

5. Formare ed educare gli utenti.

Aiuta i tuoi utenti a comprendere la sensibilità dei diversi tipi di informazioni e i rischi associati alla manipolazione errata dei dati sensibili. Dovrebbero avere una chiara comprensione di ciò che non possono condividere al di fuori dell'azienda e metodi sicuri per condividere le informazioni appropriate con le parti esterne. Se hai investito in un servizio sicuro, devi assicurarti che i dipendenti lo utilizzino.

6. La facilità d'uso è fondamentale.

Con un facile accesso a servizi intuitivi di livello consumer, la soluzione aziendale prescelta deve essere altrettanto facile da utilizzare delle opzioni del consumatore e il più semplice possibile. Questa è la chiave per assicurarne l'uso continuo in modo che possa proteggere con successo le informazioni aziendali.

Per ulteriori informazioni sulla condivisione sicura dei file per le aziende, Sloshberg consiglia di leggere "Assumi il controllo dei servizi di condivisione file: best practice per l'uso sicuro e protetto di Condivisione di file per le organizzazioni ", un rapporto sulla sicurezza pubblicato da Bloor Research.

Originariamente pubblicato su Notizie aziendali

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