M-Files Review: Miglior software di gestione documentale

Perché M-Files?

M-Files è un potente sistema di gestione documentale, archiviazione digitale e produttività che riempie diversi ruoli e ha applicazioni per dozzine di impiegati diversi. Ha funzionalità sia per le PMI che per le imprese, in grado di gestire qualsiasi numero di documenti per la categorizzazione e la ricerca. Potrai visualizzare i documenti della tua azienda con qualsiasi dispositivo abilitato a Internet.

Facilità d'uso

L'interfaccia principale di M-Files è simile al familiare layout di Windows Explorer. Puoi navigare rapidamente nel tuo database di cartelle ed eseguire funzioni simili come copiare e condividere file con varie fonti con un solo clic destro. Ciò riduce drasticamente la necessità di una formazione costosa e dispendiosa in termini di tempo, poiché la maggior parte dei dipendenti dovrebbe già avere familiarità con un'interfaccia di tipo Explorer. Allo stesso modo, su Mac, l'interfaccia emula l'interfaccia Mac Finder. Tuttavia, una differenza evidente è che le cartelle non sono necessarie. I documenti sono designati con diversi metatag per l'ordinamento. Questi includono tipo di documento, cliente, progetto, data e stato. Esistono diversi altri tag che puoi applicare manualmente per semplificare la ricerca e la ricerca di determinati documenti.

Il tuo computer e la tua rete trattano M-Files come un'altra unità, che ti consente di trascinare i tuoi file su altre posizioni nel tuo computer o vice versa. Puoi salvare i file da qualsiasi programma in M-Files come faresti con qualsiasi altra unità.

M-Files è sia una soluzione on-premise per server che cloud. Con un sistema ibrido come questo, il sistema di backup e ripristino è facile da gestire in caso di perdita di dati.

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Caratteristiche

M-Files rende facile la scansione e l'organizzazione di un gran numero di documenti cartacei con riconoscimento ottico e acquisizione. Questa funzione consente di classificare automaticamente i documenti scansionati in base a layout e persino ai contenuti. M-Files utilizza il riconoscimento intelligente dei caratteri per eseguire la scansione del testo del documento e applicare i tag necessari per categorizzarlo. Con questa funzione, è possibile eseguire la scansione di migliaia di documenti alla volta, che verranno automaticamente ordinati per una facile ricerca successiva.

Questa è una delle varie funzionalità di automazione che possono migliorare il flusso di lavoro dell'ufficio. Diversi processi, come le notifiche di revisione e approvazione per i contratti e le procedure operative standard, possono essere programmati in M-Files per mantenere l'ufficio in esecuzione come una macchina ben oliata e risparmiare tempo nelle attività quotidiane.

M -Files tiene traccia della cronologia di ogni documento, incluso quando è stata aperta l'ultima volta, chi l'ha aperta e quali modifiche hanno apportato. La sua meticolosa versioning consente un facile controllo e backtracking, in genere fino a quando il documento è stato creato. È possibile impostare le autorizzazioni per determinati utenti affinché abbiano priorità su determinati documenti e consentano loro di prendere appunti e comunicare mentre un documento è in corso con qualcun altro. Altre autorizzazioni consentono a determinati utenti di creare un co-autore di un documento e apportare modifiche simultanee. Il personale può anche designare determinati file per l'utilizzo offline se hanno bisogno di andare senza accesso a Internet. Designare per progetto, tipo o cliente e sarai in grado di portarli sul tuo laptop o dispositivo mobile. Una volta tornati in rete, i file verranno sincronizzati automaticamente con le modifiche.

È possibile condividere file con colleghi, clienti e altre terze parti direttamente attraverso l'interfaccia, riducendo la necessità di e-mail e allegati ridondanti, con il corretto autorizzazioni concesse automaticamente. L'integrazione con Outlook consente di rilasciare rapidamente gli allegati e-mail in M-Files per la categorizzazione automatica.

Il costo

Il prezzo di M-Files per la tua azienda si basa sulle esigenze della tua azienda, su quanti utenti hai intenzione di aggiungere al sistema e se decidi di utilizzare un sistema on-premise, un sistema cloud o ibrido . Mentre M-Files è un buon sistema per le piccole e medie imprese, i rappresentanti ci hanno detto che il prezzo minimo inizia a circa $ 1.000 al mese, probabilmente rendendo questo sistema un valore migliore per le imprese. Fortunatamente, puoi scaricare una versione di prova dell'applicazione per vedere se l'interfaccia è adatta alla tua azienda.

Servizio clienti

Le nostre interazioni con i rappresentanti del servizio clienti sono state positive. Hanno dato risposte consapevoli e dirette alle nostre domande ed erano trasparenti sui prezzi. Quando abbiamo descritto la scala della nostra piccola impresa e del nostro budget, sono stati onesti nella valutazione che il loro programma potrebbe non essere adatto al nostro budget, ma ci hanno comunque assistito e siamo stati felici di provare il prodotto per noi in ogni caso. È possibile raggiungere rapidamente i rappresentanti tramite telefono, e-mail e chat dal vivo. Oltre al supporto diretto, M-Files ospita una knowledgebase completa, completa di schede tecniche, domande frequenti e guide. Il sito ospita anche un forum della comunità in cui è possibile chiedere agli altri utenti di problemi e soluzioni.

Limitazioni

M-Files è un ibrido di cloud storage e storage on-premise, il che significa che puoi accedere ai tuoi documenti da quasi qualsiasi Internet dispositivo connesso tramite browser. Tuttavia, è ancora necessario installare il software e concedere l'autorizzazione al dispositivo affinché esso e altre applicazioni riconoscano M-Files come posizione in cui salvare i documenti.

Sebbene l'interfaccia abbia un aspetto familiare, potrebbe far perdere alcuni utenti le cartelle non sono richieste Il sistema cataloga diversi metatag su un documento per categorizzarlo, ma per massimizzare la sua ricerca, tu ei tuoi dipendenti dovete aggiungere i vostri tag specializzati, specialmente quando si tratta di un volume elevato di documenti. Questo modo di archiviare può richiedere un po 'di abituarsi a coloro che sono abituati ai metodi tradizionali di organizzazione dei documenti digitali.

Pronto a scegliere un sistema di gestione dei documenti? Ecco una ripartizione della nostra copertura completa:

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• Miglior software e sistemi di gestione dei documenti 2018
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• Migliore gestione dei documenti per le piccole imprese
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