Contabilità fornitori e azienda: ciò che è necessario sapere

I debiti da pagare sono le bollette e gli altri debiti che l'azienda deve pagare. Di fatto, l'unica cosa che paga un business che non è considerato conto da pagare è la busta paga. Tutto il resto rientra nella categoria, rendendolo un aspetto critico della tua attività.

"L'accuratezza e la completezza dei bilanci di un'azienda dipendono dal processo di contabilità fornitori", ha affermato Harold Averkamp, ​​fondatore e autore del sito Web di consulenza contabile. Allenatore. "L'efficienza e l'efficacia del processo di contabilità fornitori influenzeranno anche la posizione di cassa della società, la valutazione del credito e le relazioni con i suoi fornitori."

L'implementazione di un sistema di contabilità affidabile produrrà informazioni finanziarie accurate che è necessario pianificare sia per il breve che per lungo termine. Ecco cosa è necessario sapere per tenere il passo con i debiti aziendali.

Monitorare i debiti da pagare

I conti da pagare, a volte abbreviati come A / P, vengono tracciati mensilmente per molte piccole imprese, ma man mano che l'azienda cresce, è meglio per renderlo un compito settimanale per usufruire degli sconti di pagamento anticipato e risolvere eventuali crediti dovuti a rendimenti di inventario. È utile tenere un registro dei conti da pagare in caso di controversie di pagamento, per ricordare l'attività delle fatture correnti o in sospeso o come prova della spesa al momento dell'imposta. Questi registri possono essere tenuti manualmente o con software di contabilità.

La gestione dei conti da pagare richiede una grande attenzione ai dettagli. Ogni fattura deve essere verificata per accuratezza, data di fatturazione e data di pagamento, e quindi inserita correttamente nella contabilità generale o nel software di contabilità. Sulla base delle nostre ricerche, ecco alcuni suggerimenti generali per impostare i conti da pagare e aiutare il processo a funzionare senza intoppi:

Lavora dalla fattura originale quando possibile . Alcune fatture vengono inviate elettronicamente - stampa una volta e poi invia via email per ridurre al minimo la confusione.

Usa lo stesso sistema di immissione ogni volta. Ogni fornitore ha il proprio sistema di fatturazione, ma l'assegnazione del numero di fattura nel proprio sistema dovrebbe essere coerente. Determinare il metodo, ad esempio utilizzando gli zeri iniziali e attenersi ad esso.

Immettere ogni fattura singolarmente. Ciò include più fatture mensili dello stesso fornitore. In caso di controversia, vorrai essere in grado di rintracciarlo facilmente nel tuo sistema.

Ottenere l'approvazione della fattura dalla persona appropriata prima di inserirla. La persona che approva la fattura deve essere diversa da quella entrando. Se sei un unico proprietario e fai i tuoi libri, questo potrebbe non essere possibile, ma hai ancora un processo chiaro per l'approvazione e l'ingresso. Conserva record solidi per supportare ciascuno.

Cerca sconti per pagamenti anticipati per risparmiare denaro. Può accumularsi entro la fine dell'anno. Alcuni fornitori offrono una piccola percentuale sulla fattura se la paghi entro un periodo di tempo specificato dalla data della fattura, ad esempio entro dieci giorni. Se in genere lavori solo con conti pagabili una volta al mese, considera un sistema in cui identifica le opportunità di sconto di pagamento anticipato quando la fattura viene ricevuta e paga quelli separatamente dalla pila mensile.

Il flusso di cassa è importante per una piccola impresa. Un solido sistema di monitoraggio e pagamento dei conti da pagare ti dà un quadro chiaro delle tue spese rispetto alle tue entrate, consentendo migliori decisioni di business.

Risorse aggiuntive

Ulteriori informazioni sulla gestione dei conti da pagare sono disponibili nei seguenti articoli:

• "Nozioni di base sui libri contabili, Parte I" (Small Business Administration)
• "Contabilità fornitori 10 migliori pratiche" (proforma)
• "5 suggerimenti per gestire correttamente i conti fornitori" (MasterCardBiz.com)
• "10 suggerimenti per Raggiungimento di una maggiore produttività e migliore morale in AP "(The Accounts Payable Network)

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