5 Problemi La politica di telelavoro della tua azienda dovrebbe contenere

La capacità di telelavoro, a tempo pieno o in occasione, è diventata un vantaggio sempre più comune sul posto di lavoro. Infatti, il New York Times ha riportato che il 43% degli americani impiegati trascorre almeno un po 'di tempo lavorando da remoto.

L'opzione di lavorare fuori dall'ufficio è un sogno che diventa realtà per i dipendenti che desiderano un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. Ma senza linee guida, la gestione dei dipendenti remoti può diventare rapidamente il peggior incubo del boss.

"Permettere alle persone di lavorare da casa ... attira e mantiene i migliori talenti in un mercato competitivo", ha dichiarato Brian Shapland, direttore generale del turnstone della società di mobili per ufficio. "Ma ci sono fattori da considerare quando si dà alla squadra il via libera per lavorare fuori dall'ufficio, come l'impatto che potrebbe avere sul coinvolgimento dei dipendenti, la connettività del team e la vitalità della cultura dell'ufficio."

Man mano che la tua azienda cresce, è una buona idea per mettere in atto un programma di telelavoro formale per aiutarti a tenere traccia dei dipendenti che lavorano in remoto e assicurare che tutti stiano raggiungendo il massimo, indipendentemente dalla posizione.

Gli esperti hanno condiviso cinque importanti questioni da tenere a mente quando si crea il tuo funzionario la politica.

1. Ammissibilità

La prima cosa che qualsiasi datore di lavoro deve prendere in considerazione quando si decide una politica di lavoro a distanza è se le attitudini dei dipendenti, l'etica del lavoro e le personalità siano in linea con le aspettative dell'azienda di telelavoro. Essere in grado di lavorare da casa suona in teoria come un bel vantaggio in tutta la società, ma non tutti possono essere produttivi quando il capo non è in sala per controllarli.

"I manager devono essere sistemati caso per caso base per fare ciò che è meglio per l'azienda, i membri del suo team e il progetto a portata di mano ", ha dichiarato Phil Shawe, co-fondatore e co-CEO della società di tecnologia di traduzione TransPerfect.

Kim Davis, vicepresidente esecutivo e chief HR officer presso broker di benefici NFP, consigliato per stabilire le linee guida di idoneità. Questi possono includere la natura della posizione, quanto tempo una persona è stata presso l'azienda / nel ruolo, le prestazioni lavorative passate e quanto frequentemente un membro dello staff può telelavorare (a tempo pieno, una volta alla settimana, una volta al mese, ecc.).

2. Aspettative per le ore di lavoro

Per i team dislocati geograficamente o nei casi in cui il lavoro a distanza consente di tenere conto di orari e obblighi familiari, gli "orari di ufficio" ufficiali possono variare da persona a persona. I datori di lavoro devono fidarsi dei propri telelavoratori e dare loro la libertà di svolgere il loro lavoro in un modo che funzioni per loro. Tuttavia, indipendentemente dal loro orario di lavoro, i dipendenti devono essere ritenuti responsabili per i loro lavori assegnati aderendo alle aspettative della società.

"Stabilisci chiare aspettative con i dipendenti", ha detto Shapland a Mobby Business. "I lavoratori in remoto dovrebbero essere disponibili durante l'orario d'ufficio, devono rispettare le scadenze e completare i progetti con eccellenza e mantenere la comunicazione con il loro manager e collaboratori." I lavoratori che non soddisfano queste aspettative rischiano di perdere la fiducia della leadership e di emarginare il proprio team. "

"È importante fornire linee guida e linee guida molto specifiche per i dipendenti per esaminare e riconoscere [riguardo] l'accordo di telelavoro", ha aggiunto Davis. "È ancora necessario uno spazio di lavoro tranquillo e privato [in casa], e le ore di lavoro richiedono piena attenzione e dedizione - non guardare i bambini mentre si cerca di lavorare."

3. Attrezzature e sicurezza informatica

Un elemento spesso ignorato del lavoro remoto è la sicurezza dei dati aziendali che i lavoratori accedono al di fuori della rete dell'ufficio protetto. Hunter Hoffmann, responsabile delle comunicazioni statunitensi presso l'assicuratore di piccole imprese Hiscox, ha raccomandato di tenere d'occhio i dispositivi ei programmi utilizzati dai dipendenti quando lavorano da casa e di impostare le misure di sicurezza contro eventuali hack o violazioni.

"Abilitare i dipendenti a lavorare a distanza apre la possibilità che utilizzeranno i loro dispositivi di lavoro per comunicare attraverso reti pubbliche non protette ", ha detto Hoffmann. "Proteggi con password tutti i dispositivi aziendali [e] assicurati che i dati che escono da [quei dispositivi] siano crittografati.Tenete un inventario corrente di tutti i dispositivi e assicuratevi che ognuno abbia attivato il tracciamento GPS. Inoltre, installate la tecnologia per cancellare da remoto dati da qualsiasi dispositivo che è stato perso o rubato. "

Davis ha osservato che se i dispositivi emessi dalla società vengono portati a casa per lavori a distanza, i dipendenti devono essere consapevoli che l'apparecchiatura e qualsiasi programma su di essi devono essere utilizzati solo per scopi correlati al lavoro.

4. Metodi di comunicazione

In molti uffici, i servizi di chat e di messaggistica istantanea sono diventati il ​​metodo di comunicazione preferito per la loro facilità d'uso e comodità. È logico che l'intero team si connetta tra loro attraverso queste piattaforme per discussioni e collaborazioni rapide, ma i dipendenti che non sono fisicamente presenti necessitano dei benefici del tempo di risposta, come hanno fatto i loro colleghi in ufficio. Pertanto, le chiamate telefoniche e le videoconferenze frequenti dovrebbero far parte della tua routine con i lavoratori in remoto per garantire che nulla vada perduto nella traduzione tramite comunicazioni basate su testo.

Con l'uso appropriato della tecnologia delle comunicazioni, le aziende possono anche garantire che la loro cultura rimanga intatta , anche con i telelavoratori a tempo pieno. Come telelavoratore a tempo pieno, Reid Travis, direttore marketing di Pancheros Mexican Grill, ha affermato che i programmi di chat video integrati come Google Hangouts sono stati un'ancora di salvezza per la cultura della sua azienda. Condividere foto di eventi in ufficio, creare una chat "fun funk" dedicata e avere membri del team in remoto partecipare a chat e riunioni hanno contribuito a rendere lo staff più connesso.

"È facile sentirsi disimpegnati e non più inclusi [ come telelavoratore] ", ha detto Travis. "Assicurati che la persona si senta ancora parte del team - alimenta la tua produttività generale [e fa] ti senti come se stessi facendo passi da gigante e impatti, anche da molto lontano."

5. Violazione delle norme

Anche se speri che i tuoi dipendenti siano rispettosi e responsabili nel trarre vantaggio dalla tua politica di lavoro a distanza, ci sono, sfortunatamente, alcune persone che potrebbero finire per abusarne. È consigliabile dichiarare esplicitamente che il lavoro remoto è un privilegio che può essere revocato se si scopre che un dipendente non soddisfa le proprie aspettative mentre lavora fuori dall'ufficio.

È possibile eliminare qualsiasi abuso di politiche work-from-home misurando sia a livello individuale che a livello di squadra, tenendo tutti responsabili dei loro risultati, ha affermato Shawe.

"È compito del management fissare obiettivi duri ma raggiungibili ... per ogni dipendente, indipendentemente da dove si siedono in tutto il mondo", ha ha detto Mobby Business. "Se [i tuoi] sistemi interni ... misurano le informazioni rilevanti e trasformano tali informazioni in metriche di performance appropriate, digeribili e condivise, il business e il suo staff prospereranno sia operando nel mondo reale, sia nel mondo virtuale."

Alcuni interviste fonte sono state condotte per una versione precedente di questo articolo.

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