Exiting Employee? 5 passaggi per una transizione graduale

Quando ricevi un avviso di dimissioni da uno dei tuoi migliori impiegati, sono probabilmente un sacco di pensieri che ti passano per la testa. "Pensavo fosse felice con il suo lavoro." "Come ha potuto lasciarci in un momento così critico?" "Possiamo permetterci di offrire più denaro e farla rimanere?"

Una volta elaborate le notizie, tuttavia, devi affrontare la prossima inevitabile sfida: fare una transizione graduale a qualsiasi progetto in corso del dipendente.

"In qualità di leader, devi pensare a chi sarà la persona successiva che assumerà il ruolo di [dipendente uscente]", ha dichiarato John Addison, presidente e CEO di Addison Leadership Group. "Devi capire se hai bisogno di riorganizzare i compiti e dividerli tra le persone o se c'è una persona logica nel tuo team che può intervenire in quel lavoro."

Se hai pianificato in anticipo e hai pensato a un piano di successione per questo dipendente chiave, la transizione dovrebbe essere un po 'più facile, ha detto Addison. Ma se sei stato accecato dalle dimissioni e non hai idea di come procedere, ecco cosa devi fare nelle ultime due settimane del tuo dipendente con la compagnia.

Identificare qualcuno per oscurare il dipendente in uscita

In genere un dipendente dà un preavviso di due settimane - a volte anche meno - prima del suo ultimo giorno, e l'orologio inizia a ticchettare non appena viene informato delle sue dimissioni. Anche se questo dipendente detiene una posizione unica e affronta le responsabilità che altri membri del personale non gestiscono, è necessario trovare qualcuno all'interno del proprio pool esistente che sia sufficientemente competente per almeno imparare le corde del lavoro del dipendente in uscita e tenere premuto il forte quando cerchi un sostituto.

Quando Lee, direttore generale e vicepresidente di una società di fornitura di carne (chi ha chiesto di omettere il suo cognome), ha avuto recentemente un impiegato di 10 anni di dimissioni, ha avuto un altro manager fidato

"L'obiettivo era quello di avere un altro manager che fosse un canale di informazione in entrata e in uscita dal team verso il resto dell'organizzazione e una persona di riferimento per la sua ultima settimana. sia la squadra che l'organizzazione dopo che se n'è andata ", ha detto Lee. "[Il manager ad interim] è ora la cassa di risonanza per il team quando non sono sicuri e può indirizzare i problemi che vengono indirizzati dal team internamente alla risorsa giusta."

Addison ha notato che un approccio proattivo, non reattivo , l'approccio a questo difficile compito è il migliore.

"La verità è che devi pensare a questo ogni giorno perché le cose accadono e le persone vanno avanti", ha detto Addison. "Dovresti sempre essere preparato con un piano e un elenco di nomi di persone che puoi contattare se hai bisogno di una sostituzione rapida. Un grande leader non conosce solo le persone che riferiscono loro, ma ha anche un inventario di altre persone" punti di forza e di debolezza. "

Comunicare i piani con il resto del personale

La partenza di qualsiasi dipendente interesserà in qualche modo gli altri dipendenti, sia che si tratti di un cambiamento completo nel ruolo di qualcun altro o semplicemente di un colpo morale al team. Lee ha detto che la trasparenza con il suo personale rimanente su questi cambiamenti è stata fondamentale durante questo periodo di transizione.

"Sono stato molto trasparente con il team per quanto riguarda i piani per l'assunzione del sostituto", ha detto Lee a Mobby Business in un'intervista via email . "Ho fatto un punto per complimentarmi con il team sul modo in cui stanno lavorando insieme e rafforzare la fiducia che l'organizzazione ha in loro, e ho cercato di essere veloce nel rispondere alle preoccupazioni."

Tuttavia, ha notato che sarebbe stato utile tenere più incontri con il dipendente uscente prima del suo ultimo giorno. Ciò avrebbe rafforzato la fiducia della squadra e li avrebbe aiutati a capire meglio i piani per loro dopo che l'impiegato se ne era andato, ha detto Lee.

Richiedi l'assistenza del dipendente in uscita

È facile per un dipendente controllare mentalmente una volta che lui o lei è in "casa" di lasciare il lavoro, ma ciò non significa che lui o lei dovrebbe essere rallentare. Sebbene tu non voglia sottolineare il dipendente durante le sue ultime due settimane di lavoro, è ragionevole per te come datore di lavoro chiedere il suo aiuto. Addison ha osservato che i dipendenti in partenza dovrebbero voler aiutare i loro colleghi a riprendere il proprio posto di lavoro una volta lasciati.

La sfida più grande che molti datori di lavoro devono affrontare quando un membro del personale lascia è raccogliere la conoscenza che la persona detiene e trasmetterla a altri membri del personale. Puoi chiedere al dipendente alcuni di questi tipi di domande per raccogliere le informazioni di cui hai bisogno:

• Puoi delineare le attività quotidiane e la routine in passaggi di facile comprensione?
• Se dovessi stabilire delle priorità, quali sono le principali tre progetti a cui sei attualmente impegnato devono essere ritirati una volta usciti?
• Quali file / informazioni / contatti sono necessari per effettuare una transizione senza interruzioni su questi progetti?
• Puoi fornire una guida e una panoramica direzione in cui avresti preso i tuoi progetti se fossi rimasto con la compagnia?
• Come si è evoluto il tuo lavoro da quando sei stato assunto? Puoi scrivere una descrizione del lavoro di base in base ai tuoi compiti attuali in modo da poter identificare e assumere un successore?
• Ci sono elementi chiave che dovremmo sapere / indirizzo per qualsiasi lavoro in corso?
• Possiamo avere una lista di tutti i tuoi contatti regolari in modo che possiamo informarli del cambio di personale?

Una volta che hai le risposte a queste domande, centralizza i file e le istruzioni associati nel database della tua azienda in modo che chiunque abbia bisogno di intraprendere le attività del dipendente possa accedervi .

Aiuta il dipendente a lasciare una nota positiva

Anche se il dipendente se ne sta andando per un'opportunità di cui è davvero eccitato, è probabile che lui o lei sentirà parte della tensione che circonda la partenza. Sebbene tu possa essere stressato e sconvolto durante questo periodo, è importante non eliminare le tue frustrazioni dal dipendente in uscita. In effetti, è nel tuo migliore interesse rendere i suoi ultimi giorni con l'azienda il più piacevole possibile.

"Mi era stato consigliato di non sovraccaricare il dipendente con compiti e ... [lasciale] un grande biglietto, "Ha detto Lee. "Ho fatto piani per un ultimo addio nel suo ultimo giorno ... [presso] un birrificio locale per il cibo e le bevande con il suo team. Ho fatto un piccolo discorso su quello che aveva realizzato, su ciò che avevamo realizzato insieme per far crescere il business , come ha fatto la differenza per l'organizzazione e personalmente come è stata per me un mentore e un compagno di lavoro. "

Preparati per la prossima volta

Non è mai facile perdere un dipendente che è stato determinante per la tua attività, ma può e succede. Se non hai avuto un piano questa volta, usa questa esperienza come un'opportunità per prepararti per la prossima volta che ciò accade. Scott Grossman, COO della società di gestione della password Keeper Security, ha detto che i datori di lavoro dovrebbero creare un piano per ridurre qualsiasi impatto negativo sul flusso e sulla continuità delle operazioni.

"Ogni azienda avrà fatturato", ha affermato Grossman. "Avere ... processi in atto che consentono la condivisione delle responsabilità e la collaborazione con gli altri membri del team, quindi se qualcuno se ne va, altri possono riprendere il gioco, sia su base permanente o mentre la società recluta un sostituto - e un candidato ancora migliore - per quella posizione. "

" Qualsiasi modifica ti dà l'opportunità di migliorare la tua azienda ", ha aggiunto Addison. "Devi essere pronto a fare i passi successivi per migliorare il lavoro e mantenere la tua divisione operativa."

Per ulteriori informazioni su cosa fare dal punto di vista legale e professionale quando un dipendente si dimette, visita Mobby Business's guide .

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