Come scegliere il software di gestione delle pratiche mediche

Il tuo sistema di gestione della pratica medica potrebbe migliorare l'efficienza della tua pratica o creare un incubo per il tuo personale. Sia che si tratti di un favore o di un fallimento dipende dalla soluzione che selezioni.

In questa guida, esamineremo i sistemi di gestione delle pratiche e ti guideremo nel processo decisionale. Quali caratteristiche dovresti prendere in considerazione? Quali domande dovresti chiedere quando fai shopping in giro? La scelta del giusto sistema di gestione delle pratiche può aiutarti a semplificare le operazioni quotidiane e aumentare il flusso di cassa, ma il sistema sbagliato può rallentare la tua pratica. Se stai cercando questo tipo di software nel 2018, assicurati di scegliere un partner venditore che sarà presente per te in ogni fase del passaggio.

In primo luogo, dovresti sapere perché hai bisogno di un sistema di gestione pratica. Ecco alcuni vantaggi di avere uno:

• Ottimizzazione: È la chiave per coordinare alcuni degli aspetti finanziari e logistici più importanti della tua pratica, tra cui pianificazione, fatturazione e analisi finanziaria.
• Automazione: Un sistema di gestione della pratica che include un portale per i pazienti può anche alleggerire il carico della vostra reception, consentendo ai pazienti di richiedere appuntamenti e compilare moduli online. Selezionando il sistema che meglio si adatta alla tua specialità e al tuo flusso di lavoro svolgerà un ruolo importante nel tuo successo clinico e finanziario.
• Fatturazione: Se decidi di mantenere in casa la fatturazione medica invece di esternalizzarla a un servizio di fatturazione medica , il tuo sistema di gestione pratica aiuterà a garantire che le richieste siano presentate ai pagatori in modo tempestivo e corretto. Insieme a uno staff diligente, i sistemi di gestione pratica possono contribuire ad aumentare la quantità di richieste accettate dai pagatori al primo passaggio. I membri dello staff possono anche utilizzare il software per rispondere a smentite e respingimenti, nonché generare rapporti finanziari e raccogliere dati per analizzare la salute fiscale della tua pratica. È importante notare che avrai anche bisogno di un programmatore medico certificato sul personale, se intendi fatturare il tuo sistema di gestione pratica, in particolare con la recente modifica all'ICD-10.
• Comunicazione paziente: Un sistema di gestione pratica può anche essere utilizzato come strumento per generare e inviare dichiarazioni di equilibrio dei pazienti, nonché predeterminare se i pazienti dovranno o meno qualcosa di tascabile prima del loro appuntamento, rendendo più facile la riscossione dei pagamenti presso il punto di assistenza.

Già lo so tutto sui sistemi di gestione della pratica? Consulta i nostri consigli per i sistemi di gestione delle best practice per le piccole pratiche e le nuove pratiche.

Nota del redattore: Cerchi ulteriori informazioni sul software di gestione della pratica medica? Compila il questionario qui sotto e i nostri partner commerciali ti contatteranno per aiutarti a prendere la tua decisione.

Come scegliere un sistema di gestione pratica

Mentre i medici raramente hanno bisogno di interagire direttamente con il loro sistema di gestione pratica, il software è un partner quotidiano indispensabile per i membri dello staff. Tra l'interazione con i pazienti e il supporto del ciclo delle entrate, il sistema di gestione della pratica che scegli svolge un ruolo importante nel successo o nel fallimento della tua pratica. Con questo in mente, Mobby Business ha parlato con esperti e consulenti per trovare le domande giuste da porre quando si considera quale sistema di gestione pratica acquistare.

Costo: Il costo di qualsiasi sistema di gestione pratica è molto variabile a seconda di i tuoi bisogni, le caratteristiche che selezioni e le dimensioni della tua pratica. La maggior parte delle aziende sarà in grado di darti una stima del parco giochi senza sedersi e esaminare le specifiche di ciò che stai chiedendo. E quando si tratta di praticare i sistemi di gestione, ci possono essere molti costi nascosti e funzionalità opzionali che potrebbero aumentare rapidamente il prezzo base.

In conclusione: Entra nella conversazione sapendo di cosa hai bisogno e cosa no. La vostra priorità principale attraverso questo processo dovrebbe essere quella di ottenere un elenco scritto delle caratteristiche che otterrete esattamente per quanto costi prima di accettare di collaborare con qualsiasi fornitore. Senza una chiara conferma scritta, può essere difficile sapere cosa è incluso e quali costi extra, e si potrebbe finire per pagare un costo aggiuntivo per una funzione che si potrebbe aver vissuto senza.

Facilità d'uso: Implementazione di un nuovo sistema e adattarsi ad esso è abbastanza difficile come è, quindi è importante assicurarsi in anticipo che le persone che useranno il nuovo software sono a loro agio navigando attraverso di esso. Tutti lavorano in modo diverso, quindi assicurati di consultare il tuo staff e includerli nel processo decisionale. Dovrebbero almeno essere moderatamente a proprio agio con il sistema e, idealmente, il venditore offrirà un rappresentante della società per guidarli attraverso la curva di apprendimento.

Bottom line: Ogni sistema di gestione della pratica è organizzato in un modo diverso , quindi è fondamentale sapere che cosa sta cercando il tuo staff. Ad esempio, alcuni sistemi di gestione pratica utilizzano un dashboard centrale per organizzare le diverse funzionalità del software, mentre altri utilizzano molti menu a discesa e finestre popup multiple. Sapere cosa è più efficace per il flusso di lavoro della tua pratica è la chiave per una transizione di successo. Ogni nuovo sistema rallenterà naturalmente un po 'la produttività all'inizio, ma non dovrebbe rallentare la tua pratica fino a fermarsi bruscamente.

Hosting basato su cloud o locale: Esistono due modi principali per ospitare software di gestione pratica: on i server dell'azienda accessibili tramite il cloud o su server locali acquistati e gestiti dal proprio studio. Se si preferisce ospitare il sistema in locale, è necessario pagare in anticipo per i server, che può essere costoso, e quindi è necessario personale IT dedicato alla manutenzione e all'aggiornamento del sistema. Se i tuoi server si bloccano, puoi rimanere senza accesso ai tuoi dati. Ancora peggio, se la sicurezza del sistema è compromessa, i dati sensibili dei pazienti potrebbero andare persi. Con l'opzione basata su cloud, quelle preoccupazioni sono quelle del venditore. Gli aggiornamenti di sistema sono responsabilità dell'azienda e puoi essere ragionevolmente sicuro che i tuoi dati siano al sicuro. Il costo iniziale è anche inferiore; invece di acquistare server, l'opzione cloud è spesso una tariffa di abbonamento mensile. Tuttavia, se si sceglie di utilizzare l'opzione ospitata nel cloud, è importante assicurarsi che la società abbia adottato misure di sicurezza efficaci.

In conclusione: Avrai la conferma scritta che il tuo studio possiede i dati memorizzati nella nuvola; avrai anche bisogno di una garanzia che se cambi i sistemi il venditore non terrà in ostaggio i tuoi dati. Non è raro che un'azienda cerchi di addebitare alle pratiche di prendere i propri dati quando partono per un nuovo sistema. In tal caso, potrebbe essere necessario scegliere tra pagare o perdere tutti i dati acquisiti con fatica, il che significa che dovrai ricominciare da zero con un nuovo sistema.

Esperienza con Specialità: Avrai anche vuoi essere sicuro che il sistema di gestione della pratica che scegli sia ampiamente utilizzato nella tua specialità. Ci sono sfumature a diverse specialità che semplicemente non possono essere riflesse da un sistema generale, quindi dovrai sapere se il fornitore ha preso in considerazione la tua specialità durante la progettazione del sistema. In caso contrario, si potrebbe finire con un sistema barebone che non è ottimizzato per le funzioni necessarie. Ad esempio, le esigenze di un medico generico variano molto da quelle di un dermatologo e, per prestazioni ottimali, devi essere sicuro che il tuo sistema di gestione pratica possa essere adattato alle tue esigenze.

In conclusione: Per trovare a giudicare da quanto bene ciascuna azienda si comporta a tale riguardo, potrebbe valere la pena di contattare altri medici che conosci nel tuo settore e chiedere loro come preferiscono il loro sistema di gestione pratica.

Interfaccia: Un'altra considerazione importante nella scelta un sistema di gestione pratica dovrebbe essere il modo in cui si interfaccia con il sistema di cartelle cliniche elettroniche (EHR) utilizzato dalla tua pratica. L'interfaccia si riferisce alla capacità di entrambi i sistemi di comunicare tra loro e condividere dati rilevanti. L'utilizzo di due sistemi che si interfacciano bene può ridurre il tempo necessario a te e al personale per accedere e trasferire i dati. Se si pianificano i pazienti e si registrano informazioni demografiche, tali dati devono essere inseriti automaticamente nel sistema EHR quando il paziente entra in visita. Allo stesso modo, dopo che un paziente è stato curato, il sistema EHR dovrebbe inviare automaticamente al sistema di gestione dello studio le informazioni di fatturazione pertinenti in base ai servizi forniti.

In conclusione: Anche un ottimo sistema di gestione pratica può diventare un incubo per la tua pratica se non funziona bene insieme alla tua EHR. Se i due sistemi non sono in grado di comunicare correttamente, il personale potrebbe trovarsi a immettere e reinserire gli stessi dati ripetutamente, allontanandoli da attività più urgenti.

Personalizzazione: Il sistema utilizzato dalla tua pratica dovrebbe essere reattivo alle tue esigenze. Che si tratti di personalizzare l'aspetto dei modelli in cui inserirai i dati o la durata degli appuntamenti nella funzione di pianificazione, la semplicità e l'ampiezza della personalizzazione è qualcosa che dovrai capire prima di firmare sulla linea tratteggiata.

Bottom line: conoscere ciò di cui si ha bisogno è essenziale prima di coinvolgere un fornitore; se non sei sicuro di ciò che un sistema può fare, chiedi di mostrarti quanto puoi modificarlo. Inoltre, scopri se la personalizzazione di alcune funzionalità comporta un costo aggiuntivo per la tua pratica. Solo perché può essere fatto, non significa che sarà fatto gratuitamente.

Portale del paziente: Un portale per i pazienti è un grande componente di un sistema di gestione della pratica che può alleviare un sacco di stress dal personale e accelerare le visite dei pazienti. Il portale consente ai pazienti di accedere dal proprio computer e compilare i documenti che altrimenti avrebbero bisogno di completare al loro arrivo per il loro appuntamento. Con dati demografici, informazioni sulle assicurazioni e richieste di pianificazione compilate in remoto, la tua pratica può compiere i passi successivi necessari in anticipo. Nel migliore dei casi, quando un paziente cammina attraverso la porta, la sua assicurazione è stata verificata, tutti i pagamenti obbligatori sono stati determinati e tutte le loro informazioni personali sono aggiornate. Tuttavia, è importante dare un'occhiata al portale del paziente prima di metterlo a punto come plus. Un portale paziente confuso o ingombrante può frustrare i pazienti e rendere più difficile ottenere le informazioni richieste.

Bottom line: Sebbene il portale sia uno strumento eccellente, assicurati che qualsiasi fornitore ti mostri questa funzione in dettaglio, e ricorda di considerare il componente dal punto di vista di un paziente che potrebbe non avere familiarità con le esigenze del personale dello studio medico.

Reporting e analisi dei dati: Oltre a svolgere bene i compiti di fatturazione, ti consigliamo di esercitarti sistema di gestione che può creare report robusti e analizzare i dati in modo da sapere esattamente dove si trova finanziariamente la vostra pratica. La semplice gestione del ciclo delle entrate non è sufficiente per rimanere redditizia; rapporti e analisi dettagliati possono fare molto per aiutarti a progettare e persino migliorare il tuo flusso di cassa. Ad esempio, sarai in grado di identificare quali sono i medici più produttivi per la tua pratica, o di stabilire da quali quartieri proviene la maggior parte dei tuoi pazienti.

In conclusione: Identificando attraverso questi report cosa funziona e cosa no, puoi mantenere la tua pratica su un percorso sicuro verso il successo e la redditività. E se un sistema di gestione pratica ti consente di condividere elettronicamente quei rapporti con altri membri del tuo studio, è ancora meglio.

Allenamento: Anche se il sistema è incredibilmente facile da usare, ci sarà sempre una curva di apprendimento. Inoltre, considera i diversi gradi di attitudine tecnica tra i membri dello staff. Non importa quanto sia intuitivo, quando il tuo staff si sta adattando a un nuovo software, avranno bisogno di una guida di tanto in tanto. Un venditore davvero impegnato offrirà una formazione completa, in loco o one-on-one sul Web.

In conclusione: È importante ricevere per iscritto il processo di formazione che l'azienda si impegna e eventuali costi aggiuntivi per formazione del personale durante il periodo di implementazione. Una buona formazione consente al personale di familiarizzarsi rapidamente con il sistema di gestione della pratica e ridurre così la quantità di lavoro che subirà la tua produttività mentre la pratica effettua la transizione dal sistema precedente.

Supporto fornitore: A ci si dovrebbe aspettare che il fornitore-partner sia lì per te quando qualcosa va storto. È inevitabile, come in tutti i sistemi complessi, che alla fine si verifichi un problema e che il fornitore debba essere disponibile per aiutarti a risolvere eventuali problemi. Inoltre, se si pone un problema alla loro fine, è necessario sapere che saranno reattivi e responsabili per l'errore. In alcuni casi, un'azienda potrebbe assegnare al proprio studio un collegamento diretto. Questa è una risorsa utile per qualsiasi pratica, poiché questa persona conoscerà il tuo particolare sistema e il modo in cui la tua pratica funziona. Altre società, tuttavia, hanno semplicemente un call center di supporto tecnico; potrebbe essere più difficile risolvere un problema se la persona che prende la chiamata non ha familiarità con la configurazione del sistema di gestione della pratica. Inoltre, è importante sapere se i servizi di supporto funzionano 24 ore su 24 o se è possibile contattare l'assistenza tecnica solo durante il normale orario lavorativo.

In conclusione: Un buon rapporto con un fornitore di gestione pratica è fondato sulla fiducia, e ciò è necessario sin dall'inizio. Che tipo di supporto puoi aspettarti e qualsiasi costo aggiuntivo per quel supporto sono alcuni altri termini che dovresti ottenere per iscritto.

Consigli degli esperti

Esperti e professionisti consultati per questi suggerimenti includono: David Zetter, chi è il fondatore e consulente principale di Zetter Healthcare , nonché membro della Società nazionale di consulenti aziendali sanitari certificati ; Adina Friedman, analista di sistemi medici presso CTS Guides ; e Joseph E. Glaser, medico di medicina nucleare basato su PC Radiologic Associates .

Se possibile, acquista una suite software completa.

Se la tua pratica è appena agli inizi, potrebbe valerne la pena per acquistare tutto ciò di cui hai bisogno in una volta. Idealmente, è possibile ottenere sia un sistema di gestione della pratica che un sistema di CCE dello stesso fornitore, che è anche il produttore. In questo modo, puoi essere sicuro che i sistemi sono in grado di comunicare in modo ottimale e gli aggiornamenti futuri verranno eseguiti tenendo presente ciascun sistema. In questo modo, avrai anche un contatto one-stop per problemi tecnici, supporto e formazione per entrambi i sistemi.

"La linea di fondo è renderla il più semplice e indolore possibile", ha detto Glaser. "Considerando quanto ingombrante possano essere questi sistemi e che ti affidi a queste cose così pesantemente significa che devono lavorare molto bene. Se stai iniziando da zero, prendi tutto in una volta e assicurati di avere tutto ciò che ti serve. "

Demo almeno tre sistemi.

Non basta semplicemente provare un sistema e decidere che sembra abbastanza buono. Hai bisogno di ottenere un quadro di riferimento per i tuoi confronti ed è per questo che Zetter consiglia di incontrare almeno tre o cinque fornitori e di porre loro domande critiche sui prodotti che offrono.

"Un sacco di gente vedrà solo un sistema ... e dire: "Oh, mi piace questo", ha detto Zetter. "Invece, demo da tre a cinque sistemi diversi in modo da poter capire veramente quali sono i migliori."

Bigger non è sempre migliore.

Molte volte, le aziende più grandi si concentrano su pratiche aziendali e ospedali. I loro sistemi, in questi casi, saranno adattati a questo tipo di operazioni enormi e potrebbero non essere adatti per una piccola pratica. Alcune grandi aziende offrono anche opzioni di piccole e medie dimensioni, ma ci sono molti fornitori affidabili che si concentrano esclusivamente su pratiche più piccole. Quando si tratta di gestire la pratica, più grande non significa sempre meglio.

"Sarei molto diffidente nei confronti delle grandi aziende per il piccolo professionista", ha detto Friedman. "Per le pratiche di dimensioni medio-grandi, è una questione diversa."

Installa prima il tuo sistema PM.

Installando il sistema di gestione della pratica per prima puoi portare il tuo flusso di cassa a un livello costante e il tuo staff a proprio agio con il sistema prima di iniziare il difficile processo di implementazione di EHR. Avere il motore di gestione della pratica senza intoppi può rendere un po 'più facile da gestire il passaggio inevitabilmente accidentato della transizione a un nuovo sistema di EHR.

"Raccomando di implementare il sistema di gestione pratica prima e averlo in funzione per circa sei mesi" Disse Zetter. "Tutti si abituano alla pianificazione e si accumula il flusso di cassa, e in questo modo quando si implementa l'EHR non si influisce sull'intero ufficio."

Chiama i riferimenti locali nella tua specialità.

Gli esperti di cui parlavamo di essere unanime in questa sentenza: cerca i tuoi riferimenti locali che operano all'interno della tua specialità. Non accontentarti semplicemente dell'elenco di riferimenti che un'azienda ti offre; questi sono probabilmente solo i loro clienti più felici e potrebbero non essere comunque pertinenti ai tuoi interessi.

"Non avrai un sistema perfetto, quindi quando chiedi dei riferimenti queste sono buone domande da porre", ha detto Zetter. "Ci sono sempre problemi con l'installazione, ma la chiave è il modo in cui il venditore ha gestito e con quale rapidità. Chiediti se farebbero la stessa decisione o meno con lo stesso fornitore."

"Devi solo sapere cosa vuoi," disse Glaser. "A volte è semplice come chiedere ad altre persone che conosci. Vai alle altre persone nel tuo campo e discuterne".

"È molto importante per una piccola pratica medica ottenere testimonianze locali", ha detto Friedman. "Le regole all'interno di ogni stato per le assicurazioni operano in modo diverso: è molto importante parlare [con altri fornitori] della presentazione delle assicurazioni".

Per ulteriori informazioni sui sistemi di gestione pratica, consultare i nostri consigli per software per piccole pratiche e software per nuove pratiche .

Nota del redattore: Cerchi ulteriori informazioni sul software di gestione della pratica medica? Compila il questionario di seguito e i nostri partner commerciali ti contatteranno per aiutarti a prendere una decisione.

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