Risparmia denaro e aumenta la produttività aggiornando la tua tecnologia

I budget per le piccole imprese sono limitati, specialmente per quanto riguarda l'IT. Tuttavia, gli aggiornamenti tecnologici possono ripagarsi rapidamente migliorando le prestazioni IT e consentendo ai dipendenti di ottenere di più in meno tempo. Potrebbe essere il momento di concentrarsi sulle risorse IT per garantire che funzionino in modo fluido ed efficiente.

Ecco alcuni passaggi che puoi seguire per assicurarti che la tua tecnologia aziendale sia funzionante e aggiornata.

Esegui il sistema operativo più recente

I vecchi sistemi operativi, come Microsoft Windows 7, presentano potenziali falle nella sicurezza di cui gli hacker traggono vantaggio, rendendo un sistema più vulnerabile al malware e ad altri attacchi. Non è sufficiente eseguire una suite di protezione corrente, come quella che combina antivirus, antispyware e firewall, perché il sistema operativo stesso potrebbe contenere buchi di sicurezza. Con il lancio di nuovi attacchi informatici ogni giorno, la tua organizzazione potrebbe facilmente cadere vittima di un attacco ransomware o di un'infezione da malware.

Windows 10, l'ultimo sistema operativo desktop di Microsoft, è progettato per essere più sicuro delle versioni precedenti. Inoltre, ha una shelf life decente e dovrebbe funzionare bene con l'hardware del PC che hai acquistato negli ultimi tre o quattro anni. Richiede un processore da 1 GHz, 1 GB di RAM e 20 GB di spazio libero su disco rigido (per la versione a 64 bit). I tuoi PC che eseguono Windows 7 probabilmente soddisfano già tali specifiche.

Il sistema operativo più recente consente ai dipendenti di sfruttare una serie di nuove app e programmi che aumentano la produttività. Poiché Windows 10 funziona su tutti i tipi di dispositivi, inclusi smartphone e laptop di fascia alta, i dipendenti ottengono un'esperienza utente coerente indipendentemente dal dispositivo che utilizzano.

Nota: Microsoft continuerà a inviare patch di sicurezza e hotfix ai computer con Windows 7 fino al 14 gennaio 2020 (quando termina il supporto esteso). Ulteriori informazioni qui.

Aggiornamento della tecnologia hardware

Nel tempo, computer, periferiche e stampanti diventano obsoleti e passano alla classe precedente. Per hardware molto vecchio (diciamo cinque anni o più), potrebbe essere difficile trovare driver che supportano nuovi sistemi operativi e applicazioni, con conseguenti problemi di compatibilità e affidabilità.

Uno dei principali problemi con i computer legacy è la RAM inadeguata, che può essere un importante punto di dolore per gli utenti. I browser Web, in particolare, richiedono molta memoria. Basta aprire Task Manager in Windows e sfogliare i processi in esecuzione per vedere quanta più memoria un browser utilizza rispetto alla maggior parte degli altri programmi. Molti dipendenti tendono ad avere un browser sempre aperto, insieme ad altri software, quindi un computer senza sufficiente RAM può ridurre notevolmente la produttività dei dipendenti aumentandone il livello di frustrazione.

Mantenere le vecchie apparecchiature in uso potrebbe sembrare un risparmio di denaro, ma richiede più manutenzione rispetto alle nuove apparecchiature sotto forma di aggiornamenti e riparazioni. E aspettare fino a quando il tuo server si blocca per rimpiazzarlo è rischioso, potenzialmente ripristinando la tua attività per giorni alla volta e causando una perdita di entrate. Considerare un ciclo di aggiornamento ogni tre anni per i computer o, più spesso, se lo si può permettere.

Digitalizza e centralizza i documenti

I documenti cartacei sono spesso inefficienti e limitano l'accessibilità. Farai un favore alla tua azienda scansionando documenti cartacei, come contabilità, vendite e file di progetto, e rendendoli disponibili su una rete aziendale centralizzata o, meglio ancora, sul cloud.

Il basso costo dello storage online fa i servizi cloud hanno un buon valore commerciale e i documenti sono disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7 da qualsiasi computer o dispositivo. Un altro vantaggio è che non è necessario mantenere i backup da soli. I fornitori di servizi cloud eseguono il backup automatico dei dati come parte dei loro servizi principali e il salvataggio dei dati che sono stati cancellati per errore è simile al recupero dei file dal Cestino di Windows.

Preoccupato per la sicurezza? Con una corretta organizzazione delle cartelle, è possibile impostare autorizzazioni semplici per utenti e gruppi per impedire agli utenti di accedere ai documenti che non dovrebbero vedere.

Mantenere una rete affidabile e ad alta velocità

Una connessione di rete ad alta velocità disponibile 24 ore su 24 consente alle organizzazioni di eseguire applicazioni moderne, come suite per ufficio e software di gestione delle relazioni con i clienti, che potrebbero tassare reti più vecchie e più lente. I dipendenti apprezzano una connessione di rete ottimizzata che consente loro di completare il lavoro più rapidamente e passare all'attività successiva.

Un altro vantaggio importante di una rete affidabile è la collaborazione. I servizi di collaborazione online consentono allo staff di utilizzare applicazioni vocali o video per incontrarsi faccia a faccia o in team e fanno sentire i dipendenti remoti come se fossero parte attiva dell'ufficio. La possibilità di archiviare discussioni precedenti e di effettuare ricerche all'interno di esse elimina la necessità di prendere appunti abbondanti durante le riunioni o di condividere i dettagli via email.

Creare un piano di aggiornamento tecnologico è un modo per supportare la missione, gli obiettivi e le strategie dell'organizzazione e mantenere dipendenti che lavorano in modo produttivo

I tuoi dipendenti nascondono la conoscenza?

La collaborazione e la condivisione delle conoscenze dovrebbero dare alla tua azienda un vantaggio competitivo. Ma perché non sta succedendo di più? Potrebbe essere che i tuoi dipendenti non amano condividere, dice un nuovo documento. "Abbiamo avuto anni di ricerca nelle organizzazioni sui benefici della conoscenza condivisione, ma una questione importante è il fatto che le persone non vogliono necessariamente condividere le loro conoscenze ", ha detto David Zweig, professore alla prestigiosa Rotman School of Management dell'Università di Toronto.

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Vuoi mantenere i tuoi migliori dipendenti? 4 Strategie che funzionano

Un mercato del lavoro in miglioramento sta rendendo sempre più difficile per i datori di lavoro trovare e mantenere i dipendenti migliori. Per evitare che i migliori talenti se ne vadano, i datori di lavoro dovrebbero assicurarsi che i dipendenti sappiano come salire la scala, tenerli impegnati e fornire un equilibrio positivo tra vita lavorativa e vita privata, secondo un nuovo studio di Randstad US.

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