Time Clock: Qual è il posto giusto per te?

Una delle decisioni più importanti che prenderai quando sceglierai un sistema di presenze e orari è decidere quale tipo di orologio da utilizzare. Dal momento che non tutti gli orologi sono compatibili con tutti i sistemi, quello che selezioni potrebbe essere un fattore influente nel sistema che usi.

"La pietra angolare della maggior parte dei sistemi di rilevazione del tempo sarà il cronometro", Chris Zian, un gestore di prodotti di tempo e servizi di lavoro per Paychex, ha detto Mobby Business.

In precedenza, non c'era molto da scegliere quando si trattava di orologi a tempo. Gli orologi del tempo di oggi consentono ai lavoratori di fare molto di più rispetto al punch in e out. Alcuni dipendono da impronte digitali o scansioni facciali, altri si basano su badge card, e alcuni semplicemente usano Internet.

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"Fare shopping per un orologio può essere molto simile allo shopping per un'auto", ha detto Zian. "Dovrai decidere quali funzioni ritieni necessarie e quali aspetti sono facoltativi."

Orologio autonomo?

La prima scelta da fare è decidere se la tua attività vuole un orologio indipendente o un orologio che si connette a un robusto sistema di presenze e orari.

L'orologio autonomo raccoglie solo ore di lavoro, mentre gli orologi temporali del dispositivo portale si collegano a Internet e un servizio in hosting capace di molto altro, secondo Zian .

"Alcune delle funzionalità più comuni che puoi trovare oggi con i dispositivi del portale includono la visualizzazione delle pianificazioni, la revisione delle scadenze e la richiesta di sospensione", ha affermato. "In un certo senso, l'orologio del portale diventa un mezzo di accesso a Internet, particolarmente utile se si dispone di dipendenti che potrebbero non avere accesso alternativo."

Esistono molti tipi diversi di orologi da tempo che i datori di lavoro possono scegliere. Questi includono:

1. Punch card: Questo è il tipo originale di orologio che è ancora utilizzato da alcune aziende. Con questi orologi, i dipendenti inseriscono la loro carta del tempo nell'orologio e l'ora viene stampata sulla carta. Questi orologi autonomi non si collegano ai sistemi di rilevazione presenze basati su cloud.
2. Scatto magnetico: Con questi orologi i dipendenti passano una tessera magnetica con una striscia magnetica. Zian ha detto che il lato negativo di questi tipi di orologi è in realtà la carta stessa. Nel tempo, la striscia si consuma e deve essere sostituita.
3. Codice a barre: Analogamente agli orologi a banda magnetica, i codici a barre funzionano in combinazione con una carta rilasciata al dipendente. I dipendenti eseguono la scansione del codice a barre della carta per registrare quando vanno e vengono.
4. Numero PIN: Questi orologi sono dotati di un tastierino numerico che consente ai dipendenti di immettere un numero di identificazione personale all'arrivo e lasciare ciascuno giorno. Molti orologi numerici PIN funzionano anche in tandem con tessere magnetiche o codici a barre.
5. Biometrico: Gli orologi biometrici sono più popolari per le aziende che si preoccupano di "buddy budging", ovvero quando i dipendenti eseguono l'orologio per i loro colleghi di lavoro. Gli orologi biometrici richiedono ai dipendenti di fare il check-in e il check-out con le loro impronte digitali. Ci sono anche opzioni più sofisticate che si basano sul riconoscimento facciale.
6. Online: Molti datori di lavoro oggi abbandonano gli orologi da parete a muro in favore del fatto che i dipendenti cronometrano dentro e sui nostri computer. La maggior parte dei sistemi di rilevazione presenze consente ai dipendenti di registrare quando arrivano e partono direttamente dal sistema online.
7. Dispositivo mobile: Per i dipendenti che lavorano in remoto, la maggior parte dei sistemi di rilevazione presenze include app mobili che consentono agli impiegati di entrare e uscire dall'orario . Alcuni includono anche la tecnologia di geofencing che registra la posizione di un dipendente quando eseguono il punch in e out.
8. IVR: La risposta vocale interattiva consente ai dipendenti di eseguire il punch in e out via telefono. I lavoratori chiamano un numero predeterminato e seguono diversi prompt per registrare i loro tempi.

Se si sceglie un orologio biometrico o uno che funziona con le tessere badge dei dipendenti, è importante sceglierne uno che funzioni in modalità "offline". Zian ha detto di cercare un orologio dotato di una memoria di backup al litio per garantire che tutte le transazioni siano archiviate in modo sicuro in caso di perdita di alimentazione.

"Una batteria ricaricabile manterrà l'unità perfettamente funzionante per interruzioni momentanee di alimentazione", Zian disse. "Se la connessione Internet si interrompe, l'unità rimane perfettamente funzionante per il dipendente e spinge automaticamente le transazioni sul cloud quando viene ripristinata la connessione."

Inoltre, le aziende troveranno molto più facilmente orologi che si collegano in modalità wireless a Internet per installare.

"Ciò eliminerà la necessità di eseguire un cavo Ethernet sul dispositivo", ha detto Zian.

Se sei interessato a saperne di più su cosa cercare in un sistema di rilevazione presenze, dai un'occhiata al nostro guida all'acquisto del sistema di rilevazione presenze. Se sapete cosa volete, vi invitiamo a leggere su ciò che raccomandiamo come i migliori sistemi di tempo e presenze per una serie di tipi di business.

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