Lista di controllo della tecnologia SMB di Capodanno
Hai chiuso con successo il 2017. Risoluzioni sono state fatte, e si potrebbe aver sollevato un brindisi speranzoso per un nuovo inizio nel nuovo anno. Ora che lo stress delle vacanze è finito e i coriandoli celebrativi sono stati spazzati via, è tempo di occuparsi di alcuni compiti legati alla tecnologia in modo da avere un chiaro percorso verso un 2018 di successo.
Partecipare ai problemi tecnologici significa ora che inizierai il nuovo anno meglio preparato per raggiungere i tuoi obiettivi, compresi quelli relativi a maggiore efficienza, produttività e costi ridotti. Inoltre, i passaggi che prendi ora possono salvaguardarti da spese tecnologiche inaspettate.
Per ridurre il bagaglio che potrebbe rallentare la tua attività, abbiamo creato una checklist di base progettata per gestire la transizione relativa alla tecnologia dal 2017 al 2018.
1. Cambia le tue password. Fai subito. E non usare mai la stessa password due volte. Cambiare le tue password è il singolo passo di sicurezza più importante che puoi intraprendere per la tua azienda. Invita i tuoi dipendenti a cambiare anche le loro password. Ancora meglio, utilizza un'applicazione di gestione password per creare e archiviare password complesse.
2. Pulisci il tuo hardware. Niente smorza l'euforia di una nuova partenza più che lavorare con hardware sporco. Pulire la tastiera con aria compressa e pulire lo schermo e il monitor con un panno antistatico. Sostituisci la batteria del mouse e sostituisci il vecchio tappetino per mouse con uno pulito. Considera la possibilità di sostituire corde e cavi che hanno iniziato a mostrare segni di usura e di mettere in ordine tutto dietro la scrivania o il tavolo con fascette o fascette. Ora non ti senti meglio?
3. Dona alla tua stampante un po 'di amore. Rimuovi, svuota e pulisci i vassoi per rimuovere lanugine, pezzetti di carta e sporcizia che potrebbero essersi accumulati. Andare online e verificare gli aggiornamenti software rilasciati dal produttore della stampante e scaricarli. Spolverare accuratamente i componenti esterni e interni della stampante. Se durante le attività di manutenzione si scopre componenti che necessitano di riparazione, ora è il momento di ordinare e installare i pezzi di ricambio. Assicurati di avere a disposizione cartucce per stampanti e carta, perché la tua stampante funzionerà più duramente che mai quest'anno.
4. Aggiorna e aggiorna le tue applicazioni software. Così tanti proprietari di imprese rimandano queste attività e spesso la produttività soffre di conseguenza. Toglilo a metà gennaio: sarai più efficiente e produttivo tutto l'anno. Esegui un controllo di sicurezza manualmente ora e, mentre ci sei, assicurati che i tuoi computer siano configurati per scaricare automaticamente gli aggiornamenti di sicurezza. Se le tue esigenze sono aumentate dall'acquisto dei tuoi attuali programmi di sicurezza e protezione, esegui l'upgrade a una soluzione più robusta.
5. Fuori con il vecchio, con il nuovo. Prenditi del tempo per organizzare i tuoi file digitali per il 2018. Archivia quei vecchi documenti e documenti digitali in un file di archivio sul disco rigido del tuo computer, un backup portatile e nel cloud.
6. Non passare un altro anno a preoccuparsi dei backup. Quando è stata l'ultima volta che hai rivisto il tuo sistema di backup? (Avete un sistema di backup?) Correggere eventuali deficit ora per proteggere la vostra azienda e ridurre la preoccupazione in caso di violazione dei dati, furto, calamità naturali o altre perdite. La tranquillità che i sistemi di backup forniscono non ha prezzo, e le unità portatili e lo storage su cloud sono economici.
7. Aggiorna (o crea) l'inventario tecnologico della tua azienda. Un inventario eviterà acquisti non necessari o duplicati e può aiutare la pianificazione del budget e degli investimenti futuri. Inoltre, avrai un elenco aggiornato di tutti i tuoi asset tecnologici in un unico punto in caso di perdita. Registra desktop e laptop di proprietà dell'azienda, desktop e laptop, hardware di rete, stampanti e dispositivi mobili, inclusi telefoni e tablet. Ti consigliamo inoltre di identificare i numeri di serie ei modelli, che hanno il possesso di queste risorse, dove sono ubicate le risorse e le date di aggiornamento del leasing, se applicabile.
8. Svuota il cimitero digitale. Ora è un ottimo momento per scaricare tutta la vecchia tecnologia che non usi più. Sbarazzarsi di hardware o periferiche vecchi o rotti vendendoli a un riciclatore di tecnologia o semplicemente portarli in discarica. (Rimuovere e distruggere prima i dischi rigidi e seguire le normative locali per un corretto smaltimento.) Se si dispone di hardware o periferiche ancora funzionanti ma non utilizzate da anni, donarle a un'organizzazione benefica che potrebbe metterle a frutto.
9. Valuta il tuo attuale supporto IT. Indipendentemente dal fatto che il tuo team IT risieda internamente o sia esternalizzato, dai uno sguardo indietro all'anno passato insieme. Esamina ciò che ha funzionato bene e cosa no, e determina quali sono le tue esigenze nel 2018. Indirizza eventuali deficit e apporta modifiche ai contratti in outsourcing o esplora le nuove opzioni di outsourcing secondo necessità.
10. Crea una lista di controllo della tecnologia di un anno per i dipendenti non IT. Ognuno ha una partecipazione in strumenti tecnologici ben funzionanti. Comunicare chiaramente ciò che ci si aspetta dai dipendenti quando si tratta di preparare la tecnologia per il nuovo anno e mantenere gli strumenti tecnologici a loro forniti. Ora è il momento giusto per discutere della sicurezza dei dispositivi personali che i dipendenti portano a lavoro e utilizzano mentre sono sul posto. Rivedi le politiche della tua azienda, soprattutto se i dipendenti hanno dati aziendali memorizzati sui loro smartphone o altri dispositivi personali.
11. Prendi un appuntamento con il tuo agente di assicurazione aziendale. Se non hai l'assicurazione aziendale, dovresti davvero riconsiderare. Parla con un agente delle politiche che dovresti avere. Se hai un'attività domiciliare, dovresti sapere che l'assicurazione per i proprietari di case di solito non copre le perdite di attrezzature di proprietà aziendale. Se hai assicurazione aziendale e hai acquistato nuovi dispositivi informatici o altri dispositivi tecnologici nel 2017, assicurati che questi articoli siano inclusi nella tua politica. Inoltre, rivedi la copertura corrente per assicurarti di essere adeguatamente coperto.
12. Incontro con un professionista fiscale all'inizio di gennaio, se possibile. Attualmente esiste il potenziale per modifiche significative e di ampio respiro al codice fiscale per l'anno fiscale del 2018. È fondamentale che tu abbia il primo scoop sulle nuove implicazioni fiscali aziendali da un professionista esperto il prima possibile. Anche se non c'è modo di sapere con certezza quali siano questi cambiamenti o che cosa potrebbe essere necessario dal punto di vista della conformità, è possibile che nuove leggi fiscali possano influenzare i tempi degli investimenti tecnologici pianificati.
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