Come pianificare la tua giornata lavorativa per la produttività

Le esigenze del posto di lavoro moderno spesso significano confondere le linee tra lavoro e tempo personale. Che tu sia un imprenditore o un professionista aziendale, potresti ritrovarti a rispondere alle e-mail, ricevere chiamate e completare i progetti molto tempo dopo aver lasciato l'ufficio per il giorno.

Mentre alcuni prosperano in questo "sempre attivo", maniaco del lavoro programma, troppo può portare al burnout - il che significa che anche se lavori costantemente, non stai ottenendo molto successo. Se vuoi sfruttare al meglio il tuo orario di lavoro (quando possibile), ecco tre modi per pianificare il tuo tempo e massimizzare la tua produttività.

Avere un piano (flessibile) per ogni giorno

Iniziare ogni giorno di riposo scrivendo un "piano di attacco" può aiutarti a superare le tue cose da fare e rimanere concentrato durante l'orario di lavoro, ha dichiarato Bradley Anderson, un ingegnere del software presso MyRadar.

"Fai del tuo meglio per passare la giornata lavorando attraverso il elenco che hai fatto ", ha detto Anderson. "Se ti ritrovi a essere interrotto o sviato, fai uno sforzo consapevole per riprendere il compito non appena puoi."

Tuttavia, non lasciare che il tuo piano diventi così rigido da non essere in grado di cambiamenti o situazioni impreviste che possono sorgere. Kameron Frugoli e Taylor Gallanter, co-fondatori del barbershop mobile The Hot Towel, hanno detto che la flessibilità è la chiave del loro successo.

"Sapere quante ore ho intenzione di lavorare e quanti clienti vedrò in un giorno sono cose importanti da considerare nella mia pianificazione, ma cerco sempre di fare un passo indietro e assicurarmi che la mia pianificazione non diventi troppo granulosa ", ha detto Frugoli a Mobby Business.

" Abbiamo bisogno di sapere quando segui la sceneggiatura e quando essere pronto ad agire al volo ", ha aggiunto Gallanter. "Che si tratti di una gomma a terra, biglietto di parcheggio, finestra rotta o malfunzionamento elettrico, devi imparare come rotolare con i pugni e non lasciare che queste cose ti impediscano di avere una giornata produttiva."

Dare priorità agli inviti alle riunioni e declinare quando si può

Riunioni e un calendario completo sono spesso i tratti distintivi di un dipendente occupato, ma "occupato" non è necessariamente uguale a "produttivo". Dennis Collins, direttore senior del marketing presso West's Unified Communications Services, consiglia di rifiutare riunioni inutili quando è possibile per liberare il tuo prezioso tempo.

"Quando si tratta di riunioni, le imprese vivono troppo spesso con il mantra" invitato da tutti ", disse. "La nostra ricerca ha rilevato che solo il 36% di tutti i lavoratori contribuisce attivamente a tutte le riunioni a cui partecipano, indicando un reale problema di produttività per le imprese."

Come fai a sapere se accettare o rifiutare un invito alla riunione? Collins ha detto di valutare se la tua presenza è necessaria e determinare se puoi permetterti di mettere in attesa altre priorità. Se ritieni che un incontro offra un basso ritorno sull'investimento nel tempo, non dovresti sentirti obbligato a partecipare, ha detto.

"Scusa se stessi dall'incontro e, se appropriato, consiglia un collega che è maggiormente in grado di contribuire alla conversazione ", ha aggiunto Collins. "Un'altra opzione è partecipare solo a una parte della riunione e poi scusarti quando la riunione si è spostata su attività esterne al tuo carico di lavoro, ma assicurati di discutere e organizzare in anticipo i tempi con l'organizzatore della riunione."

Smetti di provare al multitasking

Molti studi hanno dimostrato che il multitasking non è il vantaggio di produttività che molte persone vogliono credere che sia. La ricerca della Stanford University, per esempio, ha scoperto che le persone che cercano costantemente di fare multitasking "non possono prestare attenzione, richiamare informazioni o passare da un lavoro all'altro e quelli che completano un'attività alla volta."

Un altro studio del Università della California, Irvine, che ha rilevato che una volta che una persona è distratta, occorrono in media 25 minuti per tornare all'attività originale. Pertanto, il single-tasking è la strada da percorrere se si desidera mantenere la propria giornata in pista.

"Il multitasking può far sembrare che tu stia facendo molto, ma in realtà il tempo aggiunto dal cambio di contesto ti sta rallentando", ha detto Anderson.

Collins ha accettato, sottolineando che è saggio limitare le distrazioni bloccando sezioni del tuo calendario per progetti specifici - il che potrebbe significare "offline" e informare i tuoi colleghi che sarai meno disponibile per un breve periodo.

"È molto meglio concentrarsi su un progetto per alcune ore e produrre qualità lavorare piuttosto che rischiare di lavorare su più progetti contemporaneamente e perdersi nel mix ", ha detto Collins.

E se pensi che" lavorare a pranzo "ti aiuterà a realizzare di più, ripensaci: gli svantaggi del multitasking entrano in gioco Gioca anche qui e ti brucerai solo se non pianifichi pause nella tua giornata lavorativa.

"(Lavorare attraverso le interruzioni) è comune nelle aziende di oggi, specialmente nella comunità di startup", ha detto Gallanter. "Uso le pause come piccoli momenti della mia giornata per pensare e rilassarmi."

"Non è solo un bene per il mio corpo da quando sono in un lavoro in cui sono in piedi per la maggior parte della giornata, ma io scoprire che aiuta anche a schiarirmi la testa e rimanere concentrato ", ha aggiunto Frugoli.

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