Conformità FMLA: cosa devono sapere le piccole imprese

La legge sul congedo per malattia e famiglia è una legge federale che garantisce ai dipendenti il ​​diritto a un congedo non retribuito e protetto dal lavoro per un massimo di 12 settimane nel caso in cui essi o un familiare si ammalino. Garantisce inoltre che i dipendenti in congedo mantengano le loro prestazioni sanitarie durante l'assenza approvata.

La mancata concessione di questo congedo può sbarcare i datori di lavoro in acqua calda, lasciandoli all'amo per cause legali e danni, spesso da più di un dipendente. Per evitare tali sanzioni, è essenziale comprendere le responsabilità che spettano ai dipendenti secondo quanto previsto dai regolamenti FMLA.

Cosa c'è nella legge?

Al suo interno, l'FMLA garantisce i dipendenti idonei e approvati "fino a 12 settimane lavorative non retribuite" lasciare ogni anno, senza alcuna minaccia di perdita del posto di lavoro ", nonché l'accesso trattenuto alle prestazioni dell'assicurazione sanitaria durante il periodo di ferie. Non tutti i datori di lavoro sono tenuti ad estendere questa protezione e anche quando un datore di lavoro deve, non tutti i dipendenti hanno il diritto di riceverlo.

Per semplificare le cose, suddividiamo la legge in due parti: ammissibilità e requisiti. Ogni sezione contiene elementi che governano sia i dipendenti che i datori di lavoro, ed entrambi sono ugualmente importanti. Per i datori di lavoro o i dipendenti che non sono idonei, ovviamente, non si applicano i requisiti FMLA. Quelli che soddisfano l'ammissibilità, tuttavia, hanno diritto o sono tenuti a fornire un congedo FMLA.

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Ammissibilità

Datori di lavoro

Quali datori di lavoro sono considerati coperti dalla FMLA? Determinare ciò è piuttosto semplice, secondo Christina Joy F. Grese, consigliere speciale per lo studio legale Duane Morris. La soglia più importante è se il datore di lavoro mantiene una forza lavoro di 50 o più dipendenti.

"Cinquanta dipendenti rappresentano la soglia", ha affermato Grese. "Quindi, se ne hai meno, non sei coperto, ma, naturalmente, potrebbero esserci sempre leggi locali con benefici simili."

Qualsiasi datore di lavoro con 50 o più dipendenti totali è coperto dalla FMLA e deve esaminare i requisiti di idoneità dei dipendenti per determinare se debbano o meno prolungare il congedo FMLA ai propri dipendenti.

Dipendenti

Tuttavia, solo perché un'azienda mantiene in totale 50 o più dipendenti, non significa che ogni dipendente sia automaticamente coperto da la FMLA, ha detto Grese. I datori di lavoro sono tenuti a fornire un permesso FMLA ai dipendenti solo quando 50 o più lavoratori si trovano entro un raggio di 75 miglia. Vale a dire, se un datore di lavoro mantiene due uffici separati a 100 miglia di distanza l'uno dall'altro con 25 dipendenti in ogni sede, nessuno dei dipendenti è considerato idoneo per il congedo FMLA.

Inoltre, i dipendenti devono soddisfare diversi standard per qualificarsi Per il congedo, ha detto Grese.

"I dipendenti devono aver lavorato per almeno 12 mesi, e devono aver lavorato 1.250 ore in quel periodo", ha detto.

Un dipendente o il loro familiare deve anche qualificarsi per le loro condizioni sotto la legge, ha detto Grese, che copre cose come l'incapacità dovuta alla gravidanza, alle cure prenatali o al parto; legame con il bambino dopo la nascita; ricerca di adozione o affidamento; lasciare a prendersi cura di un membro della famiglia con una grave condizione di salute; lasciare per una condizione medica cronica o una condizione grave che rende incapace un dipendente per più di tre giorni o richiede due o più trattamenti.

Ci sono alcune eccezioni, tuttavia, la più comune tra loro l'eccezione "dipendente chiave", ha detto Grese.

"Quello può essere un gruppo ristretto, è qualcuno che causerebbe un grave danno economico se quella persona dovesse prendere un congedo", ha detto Grese. "Ad esempio, se si tratta di un dirigente di alto livello e l'azienda ha bisogno dell'esecutivo chiave in quel momento e il divario per 12 settimane sarebbe dannoso, si qualificherebbe".

Requisiti

Sia i datori di lavoro che i dipendenti hanno alcuni requisiti fondamentali ai sensi della legge che devono rispettare. La mancata osservanza da parte del dipendente può comportare il rifiuto del congedo o, in caso di abuso, la risoluzione. Per i datori di lavoro, il mancato rispetto dei requisiti FMLA può comportare azioni legali da parte dei dipendenti.

Datori di lavoro

I datori di lavoro non sono tenuti a offrire alcun tipo di pagamento secondo la legge federale durante l'assenza FMLA di 12 settimane, anche se i congedi per malattia e familiari sono pagati sempre più comune a livello statale e comunale. Tuttavia, i datori di lavoro sono tenuti a:

• Conservare piani di benefici per la salute dei dipendenti
• Proteggere lo stato lavorativo di un dipendente durante la loro assenza
• Restituire un dipendente nella stessa posizione (o comparabile) al loro ritorno

Impiegati

I dipendenti non possono semplicemente richiedere 12 settimane di tempo libero non retribuito all'anno. Devono fornire la certificazione medica della loro condizione o delle condizioni del loro familiare. In determinate circostanze, il dipendente sarà tenuto a ricertificare con il proprio datore di lavoro, soprattutto se sta cercando "congedo FMLA intermittente", che si verifica quando prendono alcuni giorni alla volta, invece di lasciare un blocco lungo. Tuttavia, quando la responsabilità di un dipendente finisce e i diritti di un datore di lavoro non sono sempre chiari, Grese ha dichiarato:

"I dipendenti sono tenuti a fornire rapporti periodici sul loro stato e sull'intenzione di tornare al lavoro", ha affermato Grese. "Devono fornire una certificazione medica per determinare la loro eleggibilità per le ferie o per le ferie continuate, ma ci sono molte domande su quanto spesso un datore di lavoro può richiedere una ricertificazione delle ferie Può ricevere un secondo o terzo parere medico? lottando con quello. "

Inadempienza

Se si perde una causa FMLA come datore di lavoro, può diventare piuttosto costoso. Indipendentemente dal risultato, il costo medio di difesa di una causa FMLA è di $ 78.000. Inoltre, i datori di lavoro possono trovarsi sul gancio per diversi danni. Questi includono:

• Retribuzione arretrata: I datori di lavoro che perdono un caso FMLA potrebbero dover pagare gli stipendi e i benefici che un dipendente ha perso a causa della violazione di FMLA. Questi includono il pagamento dalla data di risoluzione alla data della sentenza.
  
• Pagamento anticipato perso: Proprio come la retrocessione, la paga anteriore si riferisce alle retribuzioni e ai benefici che perdi in futuro. Se l'azione FMLA ha portato alla probabilità che un dipendente non trovi lavoro per un anno, un giudice può ordinare al datore di lavoro di pagare la paga anteriore dalla data del giudizio per tutto l'anno successivo.
  
• Danni liquidati: Questi danni vengono automaticamente assegnati da un tribunale, a meno che un datore di lavoro non dimostri di agire in buona fede e abbia semplicemente commesso un errore quando ha negato il congedo di un dipendente. Nei casi FMLA, questi danni sono equivalenti alla retrocessione e alla retribuzione anteriore.

Come sempre, la soluzione migliore e più conveniente consiste nel garantire la conformità prima che sorga un problema. Tenendo conto delle norme e dei regolamenti a cui è soggetta la tua azienda, e mettendo a punto una politica praticabile con la consulenza dei tuoi avvocati, puoi mantenere i tuoi dipendenti felici ed evitare azioni legali e multe.

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