Vuoi un incontro di lavoro migliore? Sii più preparato

Ammettiamolo: le riunioni di lavoro sono noiose. A nessuno piace andare da loro, e raramente riesci a realizzare tutto ciò che vuoi fare nel tempo assegnato. Anche se hai un programma rigoroso, è ancora improbabile che tutti siano concentrati - un recente sondaggio della piattaforma di presentazione basata sul cloud Prezi ha rilevato che il 46% dei lavoratori americani ammette di inviare messaggi di testo, controllare email o social media, navigare sul Web o persino addormentarsi durante la presentazione di un collega.

Perché gli incontri di lavoro sono così detestati su tutta la linea? Più spesso che no, è il modo in cui viene eseguito l'incontro. Secondo il sondaggio Prezi, condotto in collaborazione con Harris Poll e il business coach Carmine Gallo, il 63% dei presentatori sa che le presentazioni di diapositive - probabilmente il formato più comune per gli incontri di lavoro - possono essere inefficaci e noiose per il loro pubblico, eppure continuano a gettare i ponti e ad adottare un approccio casuale, non preparato, quando è il momento di alzarsi e presentare.

"Parte della ragione per cui le persone non prestano attenzione è legata ai presentatori che volano e non prendono il tempo per rendere i loro contenuti rilevanti per il loro pubblico ", ha dichiarato Peter Arvai, CEO di Prezi. "Pensare prima attraverso la presentazione ti consente di collegare i punti e assicurarti che la presentazione sia il più sintetica possibile."

"Le persone che ospitano le riunioni non dedicano abbastanza tempo alla preparazione", ha aggiunto Larry Dorie, CEO del Web fornitore di soluzioni di conferenza RHUB Communications. "Quando si pianifica la riunione e si invia l'ordine del giorno, è necessario fornire una linea guida di ciò che le persone dovrebbero contribuire [e il risultato desiderato] .Se le persone sanno cosa ci si aspetta da loro quando arrivano a una riunione, sarà più produttivo. "

La preparazione pre-incontro include anche la garanzia che il tuo team accetti le idee e gli argomenti da discutere prima che qualcuno passi attraverso la porta.

" Collaborare in anticipo porta uno spirito di cooperazione in un incontro ", ha detto Dorie. "Se le persone hanno speso tempo [in anticipo] per valutare le idee e le esigenze, ci sono meno contese nella riunione, rendendole più efficienti."

Ma preparare a fondo per un incontro è solo metà della battaglia. L'altra sfida consiste nel mantenere le persone concentrate quando inizia l'incontro.

"Le riunioni troppo lunghe mettono in discussione la capacità delle persone di rimanere fidanzate", ha dichiarato Joel Levitt, presidente della società di consulenza manageriale Springfield Resources e autore di "10 minuti a settimana per Grandi riunioni "(CreateSpace Independent Publishing Platform, 2013). "Allontanarsi troppo dall'agenda causerà attenzioni a vagare, esercitando la leadership fermando le persone che si ripetono, vagano, parlano di altre cose o sono maleducate o dirompenti."

Rendi più colloquiale il tuo incontro chiedendo feedback sugli argomenti sapere che il tuo pubblico si preoccupa può anche portare a un migliore coinvolgimento, se resti in tema.

"Le persone sono programmate per impegnarsi, non solo per ascoltare", ha detto Arvai a Mobby Business. "Una lista di dati eccessivamente lunga e una presentazione intensiva mettono a dura prova il pubblico e saranno difficili da superare per tutti, creando invece una storia generale e alcuni punti salienti che lo supportano. Sii in sintonia con le risposte del tuo pubblico e aggiusta di conseguenza la tua presentazione. "

Quando decidi di apportare modifiche o aggiustamenti alle tue strategie di riunione, Levitt consiglia di osservare l'impatto di tali modifiche per imparare cosa funziona e cosa no, in modo da poterti concentrare sulle tattiche più efficaci.

A volte le riunioni di lavoro sono necessarie e seguire i consigli sopra può certamente renderle più produttive. Ma il giusto ambiente di lavoro e l'atteggiamento possono effettivamente permettervi di ottenere di più non avendo affatto incontri.

"Gli incontri occupano molto tempo e molti argomenti che potrebbero essere discussi in una riunione potrebbero invece essere gestiti con una rapida conversazioni "one-one", ha affermato Zach Supalla, fondatore e CEO di Spark, toolkit IoT open source. "Creando una cultura in cui le persone si sentano autorizzate a prendere le proprie decisioni, puoi ridurre drasticamente il sovraccarico sul team e aumentare quello che tu e il tuo team potete fare".

Originariamente pubblicato su Mobby Business .

Correzione: in una precedente versione di questo articolo, il cognome di Peter Arvai era errato come "Arzai" in un riferimento.

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