Come creare un piano di miglioramento delle prestazioni dei dipendenti

Prima o poi, ogni manager dovrà affrontare una situazione in cui un membro del team non sta andando bene. Questa persona potrebbe perdere tempo o semplicemente non riuscire a completare le sue mansioni di base settimana dopo settimana. In ogni caso, è frustrante per l'intera squadra, specialmente se la situazione impedisce il progresso del gruppo.

Ma sparare a questo dipendente potrebbe non essere la risposta ancora. Gerry David, CEO dell'azienda produttrice di bevande Celsius Holdings, ha affermato che è importante cercare di capire perché il dipendente è sottoperformante: potrebbe non essere colpa sua, ha detto.

"Ci possono essere molti buone ragioni per un dipendente di non soddisfare le aspettative, e solo attraverso una buona comunicazione con il dipendente avrai la possibilità di correggere il deficit ", ha detto David. "Tu, in qualità di datore di lavoro, puoi apprendere delle carenze all'interno delle aspettative e del sistema di gestione aziendale."

Se, dopo questa conversazione, il dipendente manca ancora il marchio, potrebbe essere il momento di un approccio più incisivo. Una tattica comunemente usata è il piano di miglioramento delle prestazioni (PIP), un accordo formale che delinea gli obiettivi del dipendente e ciò che lui o lei può fare per soddisfarli in modo più efficace. Non tutte le organizzazioni utilizzano i PIP, ma quelli che li utilizzano spesso come campanello d'allarme per il membro del team con prestazioni insoddisfacenti: l'errore continuo di soddisfare le aspettative dopo il PIP potrebbe comportare la chiusura.

Naturalmente, un PIP non è il solo opzione. Se la tua organizzazione è eccezionalmente brava nel feedback in corso, potresti non aver bisogno di usarne affatto. Lisa Sterling, EVP e Chief People Officer della società di tecnologia di gestione del capitale umano, Ceridian, ha affermato che la sua azienda favorisce il costante coaching e opportunità di apprendimento sui PIP.

"Abbiamo trovato PIP da utilizzare come un modo per i manager di comunicare feedback difficili" Disse Sterling. "Se istruisci i tuoi leader per fornire un feedback continuo e affrontare i problemi di prestazioni che si presentano, la necessità di un PIP è scomparsa."

Tuttavia, in alcuni casi, un PIP è la migliore linea di condotta per aiutare un dipendente di nuovo in pista. Se decidi di implementarne uno per uno dei membri dello staff, ecco cosa devi sapere per renderlo equo e vantaggioso per entrambe le parti.

Sviluppo del piano

Un buon PIP dovrebbe includere quattro elementi chiave, ha detto Clarissa Cyrus , senior partner delle risorse umane presso la società di software per le risorse umane SilkRoad:

1. Le carenze prestazionali.
2. Aspettative di miglioramento misurabili
3. Un periodo ragionevole e appropriato per il dipendente per migliorare le sue prestazioni.
4. Conseguenze dettagliate di continua sottoperformance.

È fondamentale documentare assolutamente tutto, in ogni fase del processo, e ottenere l'approvazione da parte del dipendente sul piano nel caso in cui il risultato finale sia la risoluzione. In qualità di manager, dovresti verificare con il tuo business partner delle risorse umane per assicurarti che il piano soddisfi i criteri aziendali e la lingua utilizzata nel piano sia appropriata alla situazione, Cyrus ha detto.

Sterling ha ricordato ai datori di lavoro che hanno la documentazione necessaria i passaggi appropriati e il coinvolgimento dell'individuo non ti proteggono necessariamente da una causa, ma contribuiranno a mitigare eventuali richieste di risoluzione errata che il dipendente potrebbe tentare di fare dopo il fatto.

Pronto per iniziare? Ecco una ripartizione di ogni articolo PIP e come affrontarlo.

Parte 1: citare istanze obiettive di problemi di prestazioni

Se hai raggiunto un punto in cui ritieni necessario un PIP, è probabile che tu abbia già dato un sacco di feedback informale al dipendente su ciò che lui o lei sta facendo male. Sterling ha notato che la documentazione di questo feedback è importante, così come se l'individuo ha avuto un ampio margine di miglioramento. Ha anche sottolineato la necessità di un feedback imparziale e obiettivo, che può includere la convalida di altri manager, colleghi o colleghi.

Allo stesso modo, Cyrus ha detto che i tuoi sentimenti personali riguardo al dipendente devono rimanere separati da qualsiasi cosa entri nel PIP.

"È la natura umana per i manager diventare frustrati con un dipendente che non riesce a raggiungere il [suo] potenziale di rendimento" Disse Cyrus. "Per quanto difficile possa sembrare, devono tenere i sentimenti o le frustrazioni personali di influenzare la loro valutazione delle prestazioni del dipendente."

I manager dovrebbero capire che i PIP non dovrebbero mai essere usati per affrontare problemi comportamentali come scarsa partecipazione o comunicazioni inappropriate, ha detto Jennifer Lasater, vice presidente del datore di lavoro e servizi di carriera presso Kaplan University. Invece, i problemi documentati nella PIP dovrebbero essere correlati alle abilità o alle conoscenze che il dipendente è carente, o specifiche funzioni lavorative che lui o lei non sta completando correttamente su base regolare.

"Stai lontano da [frasi] come," tu sempre, '"ha aggiunto Lasater. "Invece affermare [fatti, come ad esempio]", i rapporti sono dovuti alle 10 del lunedì e alla data dell'X, non hai inviato un rapporto. "

Parte 2: Fornire chiare aspettative, azioni e metriche per il miglioramento

Dopo aver dichiarato i problemi di rendimento del dipendente, è necessario collaborare con il dipendente per sviluppare un piano d'azione che comprenda la formazione (se necessario) e chiari parametri di riferimento da soddisfare. Decidi quali compiti dovrebbero essere svolti e come misurarli al meglio. Lasater ha osservato che la creazione di questo piano insieme al dipendente in questione assicurerà la comprensione e creerà impegno da parte del dipendente.

Cyrus ha detto che il PIP dovrebbe identificare le risorse interne disponibili per aiutare il dipendente a raggiungere i suoi obiettivi di rendimento (programmi di formazione , tutoraggio, ecc.). Ha anche affermato che le aspettative esposte nel piano dovrebbero essere coerenti con le politiche e le pratiche passate dell'azienda.

"I manager devono garantire che le aspettative e gli obiettivi di rendimento siano appropriati e il loro metodo di misurazione del miglioramento sia corretto e coerente con situazioni simili, "Cyrus ha detto.

Parte 3: Determina un intervallo di tempo ragionevole per il piano

La maggior parte dei PIP viene misurata in incrementi tra 30 e 90 giorni. Il periodo di tempo appropriato per rendere i miglioramenti concordati dipende dalle mansioni lavorative del dipendente e dalla natura della tua attività, ha affermato David. È importante considerare le circostanze circostanti e i miglioramenti che chiedi al dipendente di fare quando decidi un periodo equo e ragionevole.

"Se stai vendendo centrali nucleari, 30 giorni potrebbero non essere sufficienti per avere un significativo Se sei un impiegato nella stanza della posta, 30 giorni potrebbero essere più che sufficienti ", ha detto David a Mobby Business. "Ogni situazione è diversa e deve essere strutturata in modo equo".

Dovresti anche stabilire alcuni punti in tutto il piano per verificare con il dipendente i suoi progressi, ha detto Lasater. Se il dipendente non soddisfa i criteri espressamente menzionati nel piano, questo dovrebbe essere discusso con il dipendente durante le riunioni di check-in, ha detto.

"Fornire informazioni specifiche su quanto spesso il manager e il dipendente si incontreranno per discutere i progressi dei dipendenti durante il piano di miglioramento delle prestazioni ", ha detto. "È importante che il gestore si attenga al piano: l'impegno del manager di incontrare regolarmente il dipendente sottolinea al dipendente che il manager è impegnato a [il suo] miglioramento".

Parte 4: Schema le conseguenze

Il tuo PIP deve essere chiaro su cosa succede se le aspettative non vengono soddisfatte. Questo può essere una perdita di certi privilegi, una sospensione temporanea del lavoro o, come è più comune, la cessazione del rapporto di lavoro.

Mentre il dipendente deve capire la gravità della situazione, concentrarsi troppo sulle conseguenze negative non potrà che scoraggiare ulteriormente e demotivarlo. Invece, David ha detto che il tuo dipendente dovrebbe capire che stai implementando il piano perché sei sinceramente investito nel suo successo nella società.

"Spiega chiaramente che il tuo intento è che attraverso questo processo, saranno in grado di essere una parte della squadra sta andando avanti ", ha detto a Mobby Business. "Il PIP deve essere specifico e consentire una ragionevole possibilità di successo."

Passi successivi: il dipendente deve essere lasciato andare?

Se, al termine del periodo PIP, il dipendente ha soddisfatto con successo le aspettative del piano, andare avanti e continuare a farlo sentire come un membro stimato della squadra. David ha ricordato ai dirigenti di mantenere aperte le linee di comunicazione e ha consigliato di pianificare una riunione di follow-up per garantire che il dipendente stia ancora raggiungendo livelli soddisfacenti.

Tuttavia, se il dipendente non ha ancora apportato miglioramenti significativi (o ha solo peggiorata), potresti trovarti di fronte alla difficile decisione di lasciarlo andare. Prima di ogni licenziamento, dovresti discutere i progressi compiuti o meno dal dipendente con le risorse umane e rivedere la documentazione del piano per assicurarti che supporti una terminazione "per causa", Cyrus ha detto.

"La decisione diventerà più chiara al manager e non dovrebbe essere una sorpresa per il dipendente ", ha aggiunto Lasater.

Se si stabilisce che la risoluzione è la risposta giusta, David ha notato che la tua decisione deve essere definitiva e concordata dalla direzione e dalle risorse umane.

"Se hai svolto bene il tuo lavoro come manager nello sviluppo del PIP, devi essere pronto a rispettare le conseguenze definite nel PIP per il fallimento", ha detto.

Non è mai facile licenziare qualcuno, specialmente se hai una buona relazione personale con quella persona. Tuttavia, completando un PIP, hai offerto l'assistenza del dipendente nel migliorare e gli hai dato l'opportunità di correggere il corso. Per il bene dell'organizzazione, è necessario lasciare andare il dipendente e, si spera, ottenere alcune informazioni su come prevenire problemi simili con dipendenti attuali e futuri.

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